Teguh Budianto's Journal: September 2014

Sesuai dengan instruksi dari Kedubes Jepang, bahwa setiap kandidat yang lulus primary screening dapat mengambil surat keterangan kelulusan primary screening dan application form yang sudah dicap oleh Bag. Pendidikan Kedubes. Dokumen-dokumen ini dibutuhkan saat mengajukan penerbitan Letter of Acceptance (selanjutnya akan ditulis LoA) di universitas Jepang.

Letter of Acceptance, ya itulah salah satu berkas yang harus dilengkapi oleh semua kandidat penerima beasiswa Monbusho yang lulus di primary screening agar bisa direkomendasikan oleh Kedubes ke MEXT di Jepang. LoA yang diperoleh adalah LoA yang hanya bisa digunakan apabila kita lulus tahap akhir (secondary screening) dari MEXT nantinya. Dan LoA yang dimaksud ini adalah surat keterangan resmi dari universitas bahwa professor bersedia menerima kita untuk menjadi mahasiswa riset di laboraratoriumnya, jadi bukan serta merta bisa langsung diterima sebagai mahasiswa program S2 atau S3 di universitas bersangkutan. Kita hanya diperbolehkan untuk mengajukan maksimal 3 LoA saja kepada MEXT, dalam hal ini kita cukup mengirimkan LoA dan berkas yang diminta ke Kedubes Jepang. Untuk urusan selanjutnya ke MEXT, akan di-handle oleh Kedubes.

Dokumen yang dikeluarkan Kedubes tersebut (surat kelulusan primary screening, dll) mulai bisa diambil tanggal 14 Juli 2014. Tentu semakin cepat akan semakin baik. Satu minggu berlalu, dan saya belum sempat ke Kedubes untuk mengambil dokumen tsb. Saya agak nggak enak izin dari kantor terus-terusan karena hari-hari itu menjelang libur lebaran dan ada kerjaan yang memang sudah mepet banget dan harus dikerjakan dengan segera. Yang bikin dilema adalah, kalau saya nunggu kerjaan ini selesai dan izin ke Kedubes, jangan-jangan malah Kedubes-nya udah tutup duluan karena liburan Idul Fitri. Saya coba sharing ke Mas Sanji (yang waktu itu sama-sama wawancara dengan saya), kebetulan memang sudah bertukar informasi sejak kelulusan primary screening lalu, bahwa saya belum bisa ambil dokumen itu. Mas Sanji pun sama, belum ada waktu untuk ke Kedubes di minggu itu. Setelah ngobrol-ngobrol santai via Whatsapp, Mas Sanji bilang kalau nanti dia ke Kedubes, dia akan coba ambilkan dokumen saya. Alhamdulillah… jadilah beberapa hari setelah obrolan itu Mas Sanji mengambilkan dokumen saya dan mengirimkannya lewat jasa pengiriman ke alamat saya (terima kasih banyak Mas Sanji).

Menjelang masa-masa menanti kiriman dokumen dari Mas Sanji, dan itu hanya 9 hari menjelang libur cuti lebaran, saya sekalian mulai bergerilya mencari professor yang bersedia untuk mengisikan Letter of Acceptance saya. Pencarian professor sebenarnya bisa dilakukan jauh sebelum kelulusan primary screening, sehingga nggak kelabakan (kaya saya) untuk mendapatkan LoA di sisa waktu yang hanya 1 bulan-an ini. Jadilah saya niatin ngirim email sebanyak-banyaknya sampai ada professor yang bersedia menerima saya.

***

Awalnya saya hubungi dosen saya Bapak Alwis Nazir yang sedang berada di Jepang, beliau lulusan PhD dari Gifu University. Saya meminta saran dari beliau untuk menentukan universitas pilihan. Pak Alwis membantu saya dengan menanyakan ke PPI Jepang perihal ini bahwa ada mahasiswanya (red: saya) yang membutuhkan informasi mengenai LoA untuk Monbusho, padahal saya seharusnya bisa sendiri bertanya ke PPI Jepang. Saya bener-bener jadi merepotkan Pak Alwis, duh. Beruntung ada beberapa teman-teman PPI Jepang yang merespon, dan saya coba terapkan sebagai salah satu alternatif mendapatkan LoA. Pak Alwis (lagi-lagi) juga membantu saya dengan menghubungi kenalannya di Jepang, salah satu professor di Gifu University. Esoknya beliau memang ada jadwal untuk menemui professor Gifu (sensei) tersebut, di moment itulah Pak Alwis menanyakan apakah sensei membutuhkan mahasiswa untuk research student dan saya diminta untuk mengirimkan email beserta research plan saya ke sensei. "Katanya", akan semakin baik jika kita mendapat rekomendasi dari salah seorang yang pernah studi di Jepang. Karena hubungan baik professor dengan rekan kita tersebut akan membawa dampak baik untuk hubungan kita dengan professor. Tentu saja dengan catatan bahwa kitanya sendiri tidak melakukan hal yang macam-macam saat berkorespondensi, lebih-lebih ketika sudah sampai di Jepang.

Keesokan harinya, professor Gifu tersebut membalas email saya bahwa beliau sudah mendengar tentang saya dari Pak Alwis. Tapi sayangnya beliau sendiri tidak bisa menerima saya --- saya kurang tau alasannya --- tapi beliau menawarkan saya dengan mengontak 3 professor lain yang ada di department-nya apakah membutuhkan mahasiswa baru atau tidak. Dan… sayangnya tidak ada satupun yang bersedia menerima saya. Haha pukulan telak dipercobaan pertama, tidak apalah “mungkin ada yang lebih baik, nanti…” saya mencoba menghibur diri. Saya membalas email professor Gifu ini sekalian berterima kasih. Lalu, saya melupakan Gifu University dari universitas tujuan saya dan move-on dengan tertatih-tatih ke universitas lain. halah.

Tidak hanya bercerita tentang universitas di Jepang, Pak Alwis juga banyak cerita mengenai kehidupan di Jepang, mulai dari pilihan kota tempat tinggal, biaya hidup, me-manage living allowance beasiswa dan tips berkomunikasi dengan professor Jepang. Satu hal penting yang saya ingat, tata krama itu sangat penting di Jepang, karena professor adalah orang yang sangat dihormati disana. Saran-saran dari Pak Alwis sangat membantu saya, --- terima kasih Pak Alwis --- dan menjadi bekal bagi saya saat memilih universitas/laboraturium dan berkorespondensi dengan professor Jepang selanjutnya.

***

Melanjutkan ikhtiar saya mendapatkan LoA, yang saya lakukan adalah tentu saja dengan mencari informasi mengenai professor dan lab yang sesuai dengan minat studi saya. Tidaklah sulit rasanya untuk menemukan informasi tersebut. Berbagai cara saya coba lakukan untuk bisa berkomunikasi dengan professor. Beberapa cara tersebut antara lain --- pertama-tama --- tentu cukup efektif dengan mencari via google, misalnya dengan keyword: "natural language processing laboratory", atau "natural language processing in university of tsukuba". Cara lainnya, bisa dengan langsung mengunjungi website universitas tujuan, biasanya informasi mengenai lab, professor, berserta nomor kontaknya ada di bagian menu "Graduate School->Faculties", atau "Education and Research -> Laboratory" atau "International Student". Kira-kira seperti itu. Jika rasanya masih sulit juga untuk menemukan informasi mengenai professor dan laboratoriumnya, silakan saja untuk menghubungi pihak International Student Division. Disana kita bisa bertanya tentang prosedur pengerbitan LoA dan tentang calon supervisor yang kita inginkan. Nanti divisi tersebut yang akan membantu kita agar dapat berkorespondensi dengan professor di universitas mereka.

Dari list kontak email professor yang saya dapatkan, saya coba untuk meghubunginya satu-persatu. Terhitung ada sekitar 7 professor yang saya hubungi dalam 2 minggu awal pencarian LoA saya (sekitar akhir Juli s/d awal Agustus '14). Email-email tersebut saya kirimkan ke professor di University of Tsukuba, Nagoya University, Ritsumeikan University, Japan Advanced Institute of Science and Technology, Nara Institute of Science and Technology, Nagoya Institute of Technology, dan Yokohama National University. Selain itu, tentu saja saya tidak lupa pula untuk menghubungi Prof. AF di Tokyo Institute of Technology (Tokyo Tech) yang pernah waktu itu memberikan kesediaan untuk menerima saya.

Saat mengirimkan email ke professor Jepang, gunakanlah bahasa yang sopan dan tidak salah juga kalau meminta seseorang yang jago bahasa inggrisnya untuk merevisi tata bahasa dari email kita tersebut. Konten yang saya masukkan ke dalam email tersebut berisikan perkenalan singkat dan latar belakang saya, maksud dan tujuan mengirimkan email, deskripsi singkat dari rencana riset, dan ucapan terima kasih atas waktu yang diberikan professor untuk membaca email saya, serta melampirkan soft-copy surat keterangan lulus primary screening, proposal riset dan CV [contoh email korespondensi ke professor].

***

University of Tsukuba

Satu-persatu surat balasan masuk ke inbox saya, yang pertama membalas adalah professor di University of Tsukuba. Beliau menanyakan tentang mata kuliah kalkulus yang pernah saya ambil selama S1 dan materi apa yang saya dapat dari kuliah itu. Saya pikir tadinya bakalan diminta buat ngerjain soal matematika, panic!, udah lama banget tidak bersinggungan dengan kalkulus ditambah lagi saya ngga jago di matematika. loh? haha untungnya cuma ditanya gitu doang, syukurlah. Selain itu juga beliau meminta saya mengirimkan copy dokumen tambahan lainnya seperti sertifikat bahasa Inggris atau Jepang, publikasi ilmiah, dan proposal riset (saat itu saya lupa melampirkan proposal riset di email pertama). Setelah berkorespondensi beberapa kali dan beberapa pertimbangan dari beliau, akhirnya beliau bersedia untuk memberikan LoA kepada saya. Beliau mengirimkan email kepada saya, dengan melampirkan copy LoA, bahwa LoA sudah beliau kirimkan ke alamat saya. Sekitar satu minggu, akhirnya, saya mendapatkan kiriman LoA dari professor di Unversity of Tsukuba tersebut. Ini bener-bener LoA yang pertama kali saya dapatkan, rasanya seneeeeeeng banget dan lega karena setidaknya punya satu LoA ditangan.

Nara Institute of Science and Technology (NAIST)
Email kedua datang dari professor di Nara Institute of Science and Technology (NAIST). Awalnya saya mengirimkan email secara langsung ke professor ini. Saya menunggu sangat lama, sekitar 2 minggu dan tidak ada balasan. Saya nggak sabar dan nyoba untuk nyari-nyari cara lain agar bisa berkorespondensi dengan professor ini. Ternyata dari yang saya baca di websitenya, kalau di NAIST calon mahasiswa yang lulus primary screening bisa menghubungi pihak International Student Division perihal pengeluaran LoA. Jadi saya coba menghubungi International Student Division di NAIST untuk menanyakan prosedur pengajuan LoA dan minta untuk bisa dihubungkan dengan professornya. Seorang dari International Student Division membalas email saya dan meneruskan email saya ke calon supervisor saya. Keesokan harinya, email saya dibalas oleh professor di NAIST, beliau meminta saya untuk bisa berdiskusi tentang proposal riset saya, hanya diskusi ringan saja. Beberapa kali bertukar surat lewat email, beliau sadar kalau pernah menerima email saya yang pertama (itu sudah lama sekali) dan itu masuk ke kotak SPAM. (((KOTAK SPAM))) sodara-sodara. Jadi saya tidak heran kalau ada professor yang sangat lama sekali membalas email saya. Wajar saja, yang mengirimkan email ke professor bukan hanya saya seorang. Mungkin setiap hari ada saja yang mengirimkan email ke beliau. Pada akhirnya beliau bersedia untuk memberikan LoA kepada saya dan mengatakan kalau alamat email saya sudah tidak difilter ke SPAM lagi. Syukurlah... Saya jadi merasa sangat spesial. haha. LoA yang sudah ditandatangi oleh beliau akan dikirimkan oleh perwakilan international student division ke alamat saya. Yeay!!! LoA kedua!!! :D

Nagoya Institute of Technology (NITech)
Selanjutnya, LoA ketiga saya datang dari professor yang ada di Nagoya Institute of Technology (NITech). Saya lebih banyak berkorespondensi dengan assistant professor-nya dan seorang dari international student division di NITech. Jadi memang assistant professor ini yang mewakili beliau berkirim pesan dengan saya. Awal ceritanya memperoleh LoA dari NITech, saya cuma kirim email sekali saja ke professor bersangkutan. Nggak sampe seminggu email saya udah dibalas dan direspon positif oleh assistant professor-nya. Beliau menyatakan bahwa professor NITech telah bersedia menerima saya di lab-nya dan sudah membaca proposal riset yang saya kirimkan via email. Dari assistant-nya tersebut, saya diminta untuk berkorespondensi dengan salah seorang staff di international student division perihal penerbitan LoA. Calon professor saya ini akan mengisi LoA untuk saya dan menandatanganinya. Beberapa hari berikutnya LoA saya dikirimkan oleh staff tadi dan saya terima sekitar 5 hari berikutnya. Yuhuuuuu... LoA ketiga!!!

***

Alhamdulillah, lengkap sudah 3 LoA.

Bagaimana dengan professor lain yang sudah saya hubungi? Seorang professor di JAIST membalas, tetapi topik risetnya sedikit berbeda dengan saya dan selebihnya tidak membalas sama sekali. Pikir saya, selain professornya memang sedang sibuk banget atau seperti pengalaman sebelumnya, kemungkinan besar email saya masuk ke kotak SPAM. haha.

Atau kondisi lainnya, kampus yang kita tuju memang sedang tutup atau masa liburan. Pengalaman saya saat berkorespondensi dengan pihak international student division di NAIST, dipertengahan Agustus seorang staff mengatakan bahwa kampus akan tutup selama beberapa hari karena di Jepang memang sedang liburan (summer vacation). Sehingga mereka sedikit menunda penerbitan LoA saya dan akan dikirim setelah liburan selesai. Ini juga menjadi indikasi bahwa professor/staff kampus yang kita kirimi email bisa saja sedang liburan dan kita harus menghargai itu. Sama halnya seperti kita yang sedang libur lebaran, pasti males banget kalau ada email kerjaan yang masuk ke kotak surat. lol.

Lalu bagaimana dengan professor yang di Tokyo Tech yang sempat menerima saya Oktober 2013 lalu? Sayangnya professor di Tokyo Tech tidak membalas lagi email saya yang terakhir, padahal selama ini beliau selalu asik untuk diajak berdiskusi (bahkan sampe rela-rela menyediakan waktu untuk saya mempresentasikan proposal saya ke beliau via Skype). Hmm... mungkin saja karena beliau masih ragu untuk menerima saya lagi karena proposal riset saya tidak terlalu banyak berubah dari aplikasi saya sebelumnya ke Tokyo Tech. Saya memang cerita ke beliau kalau saya cuma mengembangkan sedikit dari proposal riset saya yang lalu. Soalnya, kalau saya tidak cerita saya takut beliau kecewa menerima riset saya tersebut. Ya seperti itulah, meski saya sudah seneng banget sama professor ini (ngerasa klop, cieee~) saya harus terima fakta kalau saya harus berpindah ke professor yang lain.

Anyway, ketiga letter of acceptance yang saya terima masing-masing dari University of Tsukuba, Nara Institute of Science and Technology, dan Nagoya Institute of Technology menjadi tiket untuk memasuki babak baru bagi saya agar bisa direkomendasikan ke tahap secondary screening oleh MEXT di Jepang. Pencarian LoA ini (mungkin saja) jadi ikhtiar saya terakhir dalam mengikuti proses seleksi beasiswa Monbukagakusho 2015, sebab saya hanya tinggal menunggu dan berdoa untuk hasil pengumuman final di awal Januari 2015 nanti tentang status saya apakah status "Calon Penerima" bisa berubah menjadi "Penerima" beasiswa Monbukagakusho Research Student 2015.

***

Kumpulan tulisan saya tentang pengalaman serta tips dan trik mendapatkan beasiswa Monbukagakusho Research Student 2015:

Part 1 - Selayang Pandang

Part 2 - Seleksi Berkas

Part 3 - Kelulusan Seleksi Berkas dan Tes Tertulis

Part 4 - Wawancara

Part 5 - Kelulusan Primary Screening

Part 6 - Mendapatkan Letter of Acceptance

- Contoh email menghubungi Professor Jepang

Part 7 - Hasil Final

Epilog