Monbukagakusho Research Student 2015 (Part 5): Kelulusan Primary Screening

Siapa bilang menunggu itu adalah hal yang membosankan? Hhmm, sesungguhnya menunggu itu nggak hanya nge-bosenin tapi juga bikin dag-dig-dug, cemas, khawatir berlebihan dan nggak sabar pengen cepet-cepet tiba waktu yang dinantikan, 11 Juli 2014.

Pagi 11 Juli 2014 saya sudah datang ke kantor, kebetulan memang ada project baru yang akan digarap sama department tempat saya bekerja. "Wah! pasti seru!", saya selalu excited sama hal-hal baru, project baru artinya ilmu baru dan setidaknya membuang sedikit beban kerjaan lama (tapi belom tentu juga dibuang sih. lol) untuk menatap project baru yang lebih cerah. halah. Karena project baru, jadinya minggu-minggu awal Juli 2014 udah sering meeting untuk bahas project ini. Saya (biasa...) kebagian porsi untuk program beberapa modul aplikasi saja, untungnya tim di department itu ada banyak. hehe.

Udah sekitar seminggu saya selalu cek website Kedubes Jepang, kalau-kalau, informasi kelulusan wawancara & tes tulis udah nongkrong manis di page-content websitenya. Eh, ternyata Kedubes Jepang ini beneran tepat waktu, 11 Juli pukul 11:07 (sengaja biar sensasional) Kedubes Jepang merilis nama-nama peserta yang lulus tes wawancara dan tertulis menjadi "calon penerima beasiswa" Monbukagakusho 2015. Ya Allah... saya nggak fokus lagi sama isi materi rapat pagi itu. 

Pengumuman Hasil Seleksi Wawancara Beasiswa Monbukagakusho Program Research Student 2015. (11 Juli 2014)

Buru-buru saya buka dan klik link pengumumannya, dengan sentuhan ujung jari pada layar handphone saya maka terbukalah halaman PDF berisikan informasi kelulusan primary screening. Saya menarik nafas dalam-dalam sebelum akhirnya scroll kebawah layar handphone untuk mengecek nama saya di list itu. Nggak sabar tapi takut juga menghadapi kenyataan yang buruk. Dan... Alhamdulillah, ada nama saya disalah satu nama yang diumumkan oleh Kedubes Jepang. Saya senang bukan main, pengen teriak tapi sedang meeting, pengen salto tapi takut encok, yaudah deh saya akhirnya milih untuk senyum-senyum sendiri aja. Menikmati hasil lelah-lelah seleksi yang lalu cukup membuahkan hasil yang baik sampai hari ini. Saya lihat ada nama Mas Sanji dan Kak Yumi di list itu, peserta monbusho juga yang ketemu di Kedubes saat wawancara tempo hari. Saya masih setengah nggak percaya, ini kepercayaan dan tanggung jawab besar jadi salah satu kandidat untuk Monbusho. Rasanya seneeeeeengggg... bangeeeeeet! :D

Pada akhirnya, ditengah-tengah meeting saya sadar bahwa ini beneran. "Ini beneran lho Guh", berusaha meyakinkan diri sendiri. Setelah ada waktu longgar di kantor, saya baca-baca lagi petunjuk yang diberikan oleh Kedubes tentang apa yang selanjutnya harus saya lakukan. Ada beberapa hal penting yang harus dilakukan untuk setiap kandidat yang akan direkomendasikan oleh Kedubes, yaitu:
1. Melakukan konfirmasi bahwa kita bersedia untuk direkomendasikan ke MEXT.
2. Mengirim lagi berkas-berkas yang pernah kita kirim saat seleksi administrasi, 
3. Mengambil surat keterangan lulus primary screening dan application form yang sudah di cap oleh Kedubes. Kedua berkas ini digunakan untuk mendapatkan LoA dari universitas Jepang.
4. dan mengumpulkan maksimum 3 Letter of Acceptance dari universitas Jepang. 

Ada yang perlu digaris bawahi dan perlu ditekankan, bahwa peserta yang lulus primary screening tidak serta merta langsung menjadi penerima beasiswa research student. Nah ini dia yang jadinya buat saya mikir kalau senang-senangnya cukup disini dulu aja, karena masih ada babak penentuan akhir perjalanan untuk menjadi penerima beasiswa sesungguhnya. Ada proses seleksi selanjutnya yang disebut dengan secondary screening.  Tahap ini dilakukan oleh MEXT di Jepang untuk melihat kembali kelayakan seorang kandidat. Makanya semua kandidat diminta untuk mengirim ulang dokumen-dokumen administrasia beasiswa, karena dokumen ini akan diteruskan Kedubes ke MEXT di Jepang. Jadi saya belum bisa sepenuhnya bernafas lega dengan hasil primary screening ini. Di secondary screening sendiri seperti apa prosesnya dan seperti apa kriteria penilaiannya saya juga belum tau, tapi  mungkin saja memang tidak diberi tahu, mengingat kerahasiaan proses seleksi. Apakah di secondary screening semua kandidat akan berangkat ke Jepang? Kalau pertanyaan ini tergantung hasil dari MEXT, dengar-dengar dari Staff Kedubes kalau kesempatannya cukup besar kalau udah lulus dari primary screening. Karena dari mereka juga saya tahu kalau tahun lalu yang lulus primary screening diberangkatkan semua. Ya semoga saja untuk tahun 2015 ini juga akan diberangkat kan semua. Saya masih cemas ini, sudah sejauh ini rasanya perjuangan dan pengorbanan saya :)

Mengumpulkan dokumen secondary screening 

Selang beberapa hari setelah tanggal kelulusan, saya langsung kirim email konfirmasi ke Kedubes bahwa saya (tentu saja) bersedia untuk melanjutkan ke seleksi selanjutnya, secondary screening. 

Seperti yang sebelumnya saya ceritakan, kalau Kedubes meminta kita untuk mengumpulkan lagi berkas-berkas yang hampir sama dengan saat seleksi dokumen awal. Hanya saja saya diminta untuk melampirkan certificate of health, form-nya telah disediakan oleh Kedubes Jepang. Jadi tinggal request saja sama dokter tempat kita melakukan medical checkup. Cerita pengalaman peserta tahun-tahun sebelumnya, untuk Application Form, Field of Study and Study Program, Recommendation Form, dan Certificate of Health diberikan berupa form asli dari Kedubes, sementara di tahun 2015 form-form tersebut diberikan berupa soft-copy (ext .docx), jadi bisa lebih enak ngisinya dengan ketikan di Ms.Word. Jadi gak susah nulis tangan dokumen sebanyak itu.

Bagi saya, mengumpulkan berkas-berkas untuk secondary screening ini cukup repot juga. Terutama bagian surat rekomendasi dari universitas asal. Karena saya udah nggak menetap di Pekanbaru lagi dan entah bagaimana caranya saya minta ke dosen saya untuk mengisi surat rekomendasi. Masa saya harus pulang ke Pekanbaru buat minta surat itu? Sungguh budget saya udah menipis :)). Setelah pemikiran panjang, akhirnya saya coba minta tolong kesediaan teman sekampus saya, Risqa, yang kebetulan memang bekerja di kampus untuk mewakili saya meminta surat rekomendasi ke dosen itu. Saya nulis surat permohonan juga buat dilampirkan ke dosen saya, berserta dengan surat rekomendasi yang akan ditanda tangani. Untungnya prosesnya lancar dan dokumennya bisa sampai ke saya dengan selamat. Saya untuk kesekian kalinya berterima kasih atas kebaikan teman saya ini. Wallahualam kalau Risqa nggak bisa membantu saya waktu itu. Alhamdulillah-nya bisa :D

Dokumen lainnya, saya rasa tidak ada masalah, mungkin yang perlu saya kejar adalah certificate of health. Saya seumur-umur belom pernah jalanin general medical checkup. hehe... Karena saya rasa nggak ada salahnya untuk cek kesehatan, saya nyari rumah sakit di dekat-dekat saya tinggal. Saya direkomendasikan oleh teman saya ke RS. Mitra Keluarga Cikarang, kebetulan juga itu yang paling deket, yaudah saya jalan aja kesana. Setelah saya tanya-tanya, dan jelasin keperluan saya untuk diisikan form kesehatan itu. Petugasnya jawab kalau rumah sakitnya bisa memenuhi kebutuhan saya tersebut. Pelayanan rumah sakitnya juga baik kok. Jadilah saya jalanin medical checkup sesuai dengan item-item yang harus di cek di dalam certificate of health.   Jangan lupa untuk memastikan bahwa dokternya mengisi dokumen tersebut dalam bahasa inggris. Untuk hasilnya bisa diambil selang 1 hari kerja. Nah, kalau untuk biayanya, saya ngerasanya cukup mahal sih, tapi untuk ukuran kesehatan nggak tau juga mahal atau gak yang jelas saya habisnya 700rb (lumayan juga nih nominalnya). Kalau cerita-cerita sama Mas Sanji, dia-nya tes di labor Prodia dengan biaya 670rb dan bisa diambil hasilnya setelah 3 hari kerja. Ya... beda-beda sedikitlah yaa :)

Dateline yang diberikan Kedubes Jepang untuk mengumpulkan dokumen-dokumen kembali (selain LoA dan attachment form) adalah sekitar 2 minggu sejak diterbitkannya informasi kelulusan. Waktu terakhirnya adalah selang 1 hari setelah libur cuti Idul Fitri. Mepet banget kalau ngirim dokumen dihari itu. Jadi saya mesti ngirim berkasnya sebelum Idul Fitri, biar pada saat ngirim, dokumen saya nyampe ke Kedubes sebelum lebaran. Takut juga sih ngirim pas lebaran, Kedubesnya jelas tutup dan pak pos nya juga mau lebaran juga kali. haha >_<

Setelah mengumpulkan dokumen-dokumen itu, saya masih punya kewajiban untuk mengumpulkan dokumen lainnya yang sama pentingnya, yaitu Letter of Acceptance dan attachment form. Attachment form sendiri adalah form yang kita isi dengan pilihan universitas yang akan kita tuju untuk study nanti di Jepang, ini tergantung dari LoA yang kita dapat (maksimal 3 LoA). Untuk batas pengumpulan LoA, Kedubes masih memberi kelonggaran hingga tanggal 5 September 2014, atau sekitar 1,5 bulan dari pengumuman kelulusan primary screening. Nah, ini dia nih hal yang seru selanjutnya saat saya bergerilya untuk mendapatkan Letter of Acceptance dari professor/universitas di Jepang. Semoga proses berburu letter of acceptance ini lancar jaya.

Ceritanya bisa disimak di postingan selanjutnya (link masih belum ada).

***

Kumpulan tulisan saya tentang pengalaman mendapatkan beasiswa Monbukagakusho Research Student 2015:

Part 1 - Selayang Pandang

Part 2 - Seleksi Berkas

Part 3 - Kelulusan Seleksi Berkas dan Tes Tertulis

Part 4 - Wawancara

Part 5 - Kelulusan Primary Screening

Part 6 - Mendapatkan Letter of Acceptance

-          Contoh email menghubungi Professor Jepang

Part 7 - Hasil Final

Epilog