Research Student di Jepang - Part 2

Berikut ini adalah kelanjutan dari tulisan Research Student Part-1 sebelumnya mengenai pengalaman menjadi research student di University of Tsukuba, Jepang.

September 2015

Ini merupakan bulan terakhir liburan musim panas di Jepang. Jadi saya bersama seluruh lab member mengisi waktu libur dengan mengadakan study trip ke wilayah Yamanashi. Sangat menarik bisa menikmati suasana liburan di dekat kawasan Gn. Fuji, mengunjungi berbagai lokasi wisata di Jepang, dan menginap di penginapan bergaya Jepang selama 3 hari.

Pada bulan ini juga pengumuman hasil ujian masuk universitas yang dilaksanakan pada bulan lalu dipublish, dan Alhamdulillah saya lolos sebagai mahasiswa di Graduate School of Systems and Information Engineering untuk periode Spring 2016.

Oktober 2015

Awal semester autumn dimulai pada bulan ini, saya masih meneruskan kelas bahasa Jepang di pusat bahasa di universitas untuk semester ini. Saya juga mengambil 1 mata kuliah professor saya, Natural Language Processing. Kelas ini tidak masuk ke kredit saya sebagai mahasiswa riset, karena bukan keharusan. Saya ambil kelas ini, ikut mengerjakan tugasnya hanya untuk merasakan atmosfer perkuliahan di Jepang. Tentu saja untuk belajar banyak tentang NLP dari professor pembimbing saya sendiri.

Selain itu, saya sudah mulai mengerjakan riset saya. Melakukan simulai, melakukan perbaikan pada framework yang saya bangun. Saya merasa riset saya sudah mulai menemui kejelasan, dan saya terus mencari tahu hal baru yang bisa saya temukan agar bisa menghasilkan sebuah penelitian yang baik. Saya hampir setiap hari ke lab untuk melakukan rutinitas seperti ini.

November - Desember 2015, Januari - Februari 2016

Rutinitas saya sebagai mahasiswa riset tentu saja lebih banyak saya lakukan di lab. Jadi, kehidupan mahasiswa di Jepang ya kurang lebih tidak jauh-jauh dari meja kerjanya di lab. Sejauh ini saya sangat menikmati, meskipun terkadang sesekali saya mengeluh saat ada kendala dengan riset saya. Tapi selama masih dalam porsi yang wajar, itu tidak apa-apa. Saya biasanya rehat sebentar, atau mengerjakan hal lain untuk bisa meluangkan waktu sedikit agar pikiran kembali fresh. Meski demikian, Alhamdulillah penelitian yang saya kerjakan dengan bimbangan sensei saya cukup mengalami perkembangan yang signifikan.

Baiklah, semoga cerita singkat saya ini bisa menjadi sebuah kebermanfaatan untuk teman-teman. April 2016 ini akan jadi babak baru bagi saya untuk memulai kehidupan sebagai mahasiswa master. Meski teman-teman saya banyak yang menyangka bahwa 1 tahun lamanya di Jepang saya sudah memulai S2 saya. Dengan kata lain, saya akan menyelesaikan 2 tahun lagi dari total 3 tahun studi saya di Jepang. Gambarimasu!

Jika rasanya ada yang ditanyakan lebih lanjut dan saya kebetulan tidak menuliskannya disini. Silakan untuk meninggalkan komentar di bawah ini. Terima kasih!

Salam dari Tsukuba!

Research Student di Jepang - Part 1

Research Student di Jepang - Part 1

Dalam beberapa bulan ini (April - Agustus 2015), saya telah menjalani kehidupan sebagai mahasiswa research student di University of Tsukuba. Konon katanya masa-masa "research student" adalah masa bulan madunya freshmen di universitas. Mungkin bisa dibilang begitu, karena saat research student masih belum banyak tuntutan dari lab maupun tugas-tugas kuliah. Padahal belum tentu seperti itu juga. Karena beberapa lab (termasuk lab saya) adalah lab yang sibuk bahkan untuk seorang research student sekalipun juga kecipratan sibuknya :))

Di tulisan ini saya membuat rangkuman kegiatan saya selama menjadi research student di University of  Tsukuba. Semoga bisa menjadi gambaran dan pertimbangan teman-teman ketika akan melanjutkan pendidikan S2 di Jepang melalui tahapan research student terlebih dahulu.

April 2015

Setibanya saya di Tsukuba, saya langsung bergabung dengan laboratorium. Hampir setiap hari saya menghabiskan waktu untuk membaca buku-buku di lab. Meski nggak semua ilmu yang dibuku bisa nyangkut di ingatan saya. Se-enggaknya itulah yang disarankan sensei, dengan tujuan agar saya bisa membiasakan kemampuan otak saya yang sudah sangat lama tidak bersentuhan dengan riset dan tulisan-tulisan ilmiah :D

Sebagian besar teman-teman angkatan saya penerima beasiswa monbusho di Tsukuba Dai menjalani kelas Japanese Intensive Course. Dari namanya aja udah ketahuan kan ini program untuk belajar bahasa Jepang secara intensif di kelas. Jadwalnya setiap Senin s/d Jumat dari jam 8:40 pagi hingga jam 15:00 sore. Jadi, sepulang dari kelas tersebut barulah mereka bisa ke lab untuk belajar, tapi waktunya tentu udah habis selama di kelas bahasa Jepang.

Saya sendiri nggak bergabung dengan kelas tersebut karena dari MEXT menempatkan saya untuk langsung menjalani kegiatan di lab sebagai research student. Belakangan saya tahu kalau sebenarnya sensei saya sendiri yang memilih saya untuk langsung menjalani program research student di lab-nya (sensei yang cerita sendiri ke saya). Beliau mengatakan hal tersebut kepada saya dengan alasan:

• Saya tidak terlalu membutuhkan kemampuan bahasa Jepang yang sangat baik untuk mengikuti kelas-kelas di kampus. Bagi beliau, saya tetap bisa lulus hanya dengan bermodalkan bahasa Inggris saja. Yah... Insha Allah semoga aja beneran bisa begitu ya. Meskipun sebenarnya mungkin akan repot juga bagi saya sendiri jika tidak mengerti bahasa Jepang..
• Beliau ingin saya lebih cepat untuk menjalakan riset di lab-nya karena otomatis jika saya mengambil kelas bahasa intensif maka saya akan terlambat sekitar 6 bulan untuk masuk ke program research di lab-nya. Btw, program kelas bahasa intensif tersebut dijalankan selama 6 bulan pertama masa research student.

Dengan tidak punya bekal kemampuan bahasa Jepang, saya, atas persetujuan sensei, mengambil kelas bahasa Jepang non-intensif di kampus. Ini tujuannya cuma untuk membantu saya berkomunikasi dalam kehidupan sehari-hari di Jepang. Kelas ini hanya 1 jam 30 menit setiap harinya. Sehingga nggak begitu menyita banyak waktu saya nge-lab. Padahal saya juga ngelab nggak rajin-rajin amat, sekitar jam 10 pagi - 9 atau 10 malam aja. Masih kalah dengan waktu ngelab temen-temen di lab saya ini mah. Mayoritas pulang jam 10 malam atau bisa lebih larut lagi. Tapi kayanya nggak ada yang sampe nginap dan tidur di lab. Jam 11 PM kayanya orang terakhir sudah pulang.

Mei 2015
Di bulan ini, saya jadi lebih sering diskusi dan meeting dengan sensei. Mungkin sekitar 2 kali dalam seminggu untuk membicarakan progress dan rencana riset saya. Setiap pertemuan itu, saya dapat beberapa target mingguan. Dan di setiap pertemuan, sensei dan saya membahas langkah apa yang akan saya lakukan untuk pertemuan berikutnya. Di bulan ini saya lebih banyak ngerjain literature review yang berkaitan dengan tema riset saya. So far, so good.
Semua ini semata-mata untuk membantu persiapan saya ujian masuk. Nanti rencana riset inilah yang akan saya presentasikan saat ujian masuk universitas.
Kebetulan di lab saya ini punya kebiasaan untuk membantu semua research student melakukan persiapan ujian masuk. Mulai dari membimbing latihan persoalan matematika, hingga persiapan rencana riset. Ada sekitar 4 orang yang dibimbing oleh lab saya terkait persiapan ujian masuk universitas. By the way, nggak semua lab lho yang kaya begini. Bahkan bisa saya bilang mayoritas di graduate school saya, calon mahasiswa (atau research student) mempersiapkan ujian masuknya secara mandiri. Belajar sendiri, nulis rencana riset sendiri. Gitu. Hehe... beruntungnya saya :)

Juni 2015
Saya sudah ngumpulin data sample di bulan ini. Sekalian ngelakuin simulasi untuk data-data yang bisa digunakan oleh public. Saya coba simulasi ke riset yang udah jelas-jelas berhasil. Untuk ngelihat sejauh apa tema riset saya cukup masuk akal untuk dikerjakan. Saya sampe ngulang-ngulang simulasi yang akan saya kerjakan tersebut, dan hasilnya saya diskusikan kepada sensei. Biar kalau ada yang salah, itu langsung ketahuan dan dapat masukan saran yang bagus buat persiapan riset saya.
Di bulan ini bertepatan dengan puasa Ramadhan, meski sedikit berat untuk membagi waktu antara ibadah dan belajar di lab. Lumayan sedih sebenarnya karena ibadah sunnah di bulan Ramadhan saya kali ini mungkin tidak sebaik yang teman-teman kerjakan. Selain itu, terkadang saya tidak sempat tidur untuk karena takut kebablasan dan nggak bisa bangun untuk makan sahur. Yang parahnya adalah, kelas bahasa jepang saya mulai keteteran karena susah banget bangun untuk masuk kelas pagi. haha... Insha Allah kalau sempat akan saya tulis pengalaman berpuasa di Jepang.

Juli 2015
Saya berhasil merampungkan proposal riset saya di bulan ini, proposal riset baru yang pernah di sarankan sensei pembimbing untuk saya jalankan nanti selama di Jepang. Proposal ini bersamaan dengan dokumen-dokumen lain, saya kumpulkan dan saya serahkan ke bagian penerimaan mahasiswa untuk selanjutnya di proses. Sambil menunggu jadwal ujian masuk (Agustus 2015), saya mempersiapkan materi presentasi dan melanjutkan diskusi untuk mematangkan riset saya secara keseluruhan. Persiapannya lumayan sih, sensei saya dan senpai-senpai banyak bantuin persiapan untuk ujian masuk sampe-sampe saya rajin banget lembur di lab sampai menjelang subuh. Well, sebenernya pernah sampe rumah pas bener-bener subuh :))
Juli 2015 bertepatan dengan hari raya Idul Fitri, saya sempatkan untuk berkumpul dengan saudara-saudara muslim di Mesjid Tsukuba dan keluarga muslim Indonesia. Ini merupakan hari raya pertama saya tidak bersama keluarga di rumah, sedih memang, kangen tentu saja. Alhamdulillah teknologi komunikasi sekarang sudah canggih, jadi bisa sungkeman virtual via video call. Ditambah lagi lontong opor buatan ibu-ibu Indonesia di Tsukuba bisa sedikit menghapus rindu makan masakan rumah. Bagi saya, lebaran cuma berasa pas di moment itu aja. Sehabis itu, di hari yang sama bahkan, saya melanjutkan aktivitas seperti hari-hari biasanya. Ngelab, bikin report, dan progress update layaknya hari biasa aja.

Agustus 2015
Ada yang bilang ujian untuk MEXT scholars itu formalitas aja. Aih siapa yang bilang? Ini saya nggak setuju sama sekali. Karena di ujian masuk universitas, kita benar-benar bersaing dengan calon mahasiswa lain. Jadi persiapan yang baik akan memperbesar peluang kita untuk dapat diterima di universitas.
Ujian masuk universitas dimulai tanggal 19 Agustus, saya kebagian jadwal di hari pertama. Dan coba tebak, saya juga yang pertama dipanggil untuk presentasi riset proposal di hari itu. Saya sudah banyak persiapan untuk presentasi ini, berulang-ulang presentasi di depan temen, sensei, atau kadang latihan presentasi sendirian. Selain itu, saya juga bikin question answer prediction untuk pertanyaan yang mungkin akan ditanyakan, dan script presentasi yang saya bisa saya hafal (bukan dihafal 100% juga ya, kalau kitanya paham bakalan gampang buat presentasi).
Hari H ujian masuk universitas, saya ganteng banget kayanya. Pake baju rapi, pake dasi. Nggak pernah-pernahnya begitu. haha. Saya masuk ke ruang ujian. Ada 5 orang professor di depan saya. Saya sama sekali nggak nervous, takut atau apalah. Saya santai banget malah. Professor yang pertama minta saya perkenalkan diri sambil dia cek data pribadi saya yang saya submit ke kampus. Awalnya professor ini ngomong pakai bahasa Jepang, saya nggak mudeng dan bengong. Akhirnya dia sadar saya nggak bisa berbahasa Jepang dan bertanya dalam bahasa Inggris. Syukurlah...
Ujiannya total 30 menit dengan masing-masing 15 menit untuk presentasi proposal dan 15 menit untuk tanya jawab. Ahh, 30 menit itu rasanya cepet banget. Alhamdulillah saya puas dengan ujian saya waktu itu. Saat ini tinggal menunggu hasil ujiannya yang akan diumumkan pada bulan September 2015. Bismillah. Doakan yaa!

***
Ini cerita singkat saya dari April - Agustus 2015 sebagai research student di University of Tsukuba. Pengalaman research student bulan-bulan ke depan akan saya tuliskan dalam Part 2. Please enjoy and let me know if you have any inquiry :)

Research Student di Jepang - Part 2

Monbukagakusho Research Student 2015 : Epilog

Acara pelepasan dan orientasi penerima beasiswa Pemerintah Jepang 2015
(Picture: Okezone)

09 Februari 2014, saya sudah pasang target untuk daftar beasiswa sebanyak mungkin (iya banyak, karena pengalaman tahun lalu banyak beasiswa yang tidak sempat saya apply), yang jadi prioritas saya waktu itu adalah LPDP dan Monbukagakusho Research Student.

Maret 2014, saya mulai menyiapkan segala berkas yang dibutuhkan untuk memenuhi syarat pendaftaran beasiswa Monbusho, sekitar 1 bulan sebelum pendaftaran di buka.

24 April 2014, saya mengirimkan seluruh berkas pendaftaran ke Kedubes Jepang di Indonesia. Hari itu hanya 2 hari menjelang deadline pengumpulan berkas pendaftaran [selayang pandang].

10 Juni 2014, saya mendapat informasi melalui facebook Kedubes Jepang perihal pengumuman kelulusan seleksi berkas dan diminta untuk menghadiri seleksi tertulis pada tanggal 16 Juni 2014 [tes tertulis] dan seleksi wawancara pada 19 Juni 2014 [wawancara].

11 Juli 2014, Kedubes Jepang mengumumkan peserta yang lulus di tahap primary screening dan saya menjadi salah satu yang lulus di tahap ini. Saya diminta untuk mengirimkan berkas-berkas yang dibutuhkan [primary screening].

Agustus 2014, saya memperoleh 3 letter of acceptance (LoA) masing-masing dari University of Tsukuba, Nara Institute of Science and Technology, dan Nagoya Institute of Technoloy [pencarian loa].

20 November 2014, saya mendapat email dari Kedubes Jepang bahwa saya termasuk dari 35 orang yang lulus di secondary screening oleh MEXT. Namun, universitas tempat saya akan studi belum ditentukan.

5 Januari 2015, saya mendapat informasi melalui staff Kedubes Jepang kalau saya ditempatkan di University of Tsukuba. Dan ini sesuai dengan  harapan saya [penempatan univ].

16 Februari 2015, saya menerima beberapa dokumen (seperti pledge, dan aplikasi visa) yang berkaitan dengan kepengurusan visa tinggal saya di Jepang nanti. Beberapa hari setelahnya saya mengirimkan semua berkas yang dibutuhkan via jasa pengiriman kilat ke Kantor Kedubes Jepang di Jakarta.

17 Februari 2015, saya dikirimkan itinerary ticket keberangkatan saya ke Jepang untuk tanggal 1 April 2015. Hanya sekitar 1,5 bulan saja sejak hari itu.

16 & 18 Februari 2015, saya resign dari pekerjaan saya yang berlokasi di Cikarang dan kembali ke kampung halaman saya di Pekanbaru, Riau untuk menghabiskan waktu bersama keluarga dan teman-teman.

25 Februari 2015, saya menerima email dari International Student Center di University of Tsukuba memberitahukan persiapan saya selama di Jepang nanti; foto untuk student card, dormitory, dan placement test bahasa Jepang.

7 Maret 2015, saya diminta untuk mengikuti placement test kelas bahasa Jepang dari University of Tsukuba, tempat dimana saya akan belajar nanti.

30 - 31 Maret 2015, saya berangkat ke Jakarta lebih awal untuk mengikuti acara pelepasan dari Kedubes Jepang. [Berita acara pelepasan oleh Kedubes Jepang juga dimuat di Okezone.com]

1 April 2015 pukul 21:55, terbang ke Jepang dengan pesawat JL726 dari Soekarno Hatta menuju Narita Airport.

***

Alhamdulillah. Rasa syukur yang begitu besar saya ucapkan atas berkah yang berlimpah yang Allah SWT berikan kepada saya. Dari setiap ikhtiar yang kutempuh, Kau senantiasa diberikan kekuatan dan kemudahan kepada hamba-Mu ini dalam menghadapinya. Dari setiap doa yang kuucapkan, Kau membalasnya dalam waktu dan keadaan yang paling baik. Ya Allah, bimbinglah hamba untuk meneruskan perjuangan ini dan jagalah setiap langkah yang kutempuh agar selalu berada di jalan-Mu Ya Rabb.

Terima kasih untuk Mamak, Bapak, kakak, adik-adikku. Setiap semangat dari kalian membuat aku semakin kuat, aku mungkin tidak bisa melangkah sejauh ini tanpa doa dari kalian.

Terima kasih untuk Ibu Luh, Ibu Okfalisa, Pak Alwis, Pak Surya, Ibu Elin, dan Ibu Yenita yang berkali-kali saya jadikan tempat untuk sharing dan meminta surat rekomendasinya.

Terima kasih untuk Pak Ardan, Pak Puji dan Pak Suhandi atas bimbingan selama saya bekerja dan kesediaannya untuk menuliskan surat rekomendasi bagi saya.

Terima kasih untuk sahabat, teman, rekan yang mendukung saya selama ini, serta Kenny dan Risqa yang banyak membantu urusan administratif dsb. Semoga kelak kita bisa berjumpa lagi di suatu masa yang lebih baik.

Kesempatan dan kepercayaan yang saya emban saat ini hanyalah sebuah permulaan bagi saya. Mimpi yang perlahan menjadi kelihatan sangat nyata. Suatu hal yang lebih berat mungkin sedang menanti kehadiranku. Semoga Allah SWT menjadikan saya sebagai orang yang selalu kuat dan gigih mengahadapi setiap rintangan yang ada dan yang senantiasa bersabar dan bersyukur. Aamiin Ya Rabbal Alamin.

Bismillahirrahmanirrahim. Insha Allah saya siap untuk meneruskan jalan ini.

Tsukuba-shi, Ibaraki Perfecture, JAPAN - April 14th, 2015.

***

Kumpulan tulisan saya tentang pengalaman serta tips dan trik mendapatkan beasiswa Monbukagakusho Research Student 2015:

Part 1 - Selayang Pandang

Part 2 - Seleksi Berkas

Part 3 - Kelulusan Seleksi Berkas dan Tes Tertulis

Part 4 - Wawancara

Part 5 - Kelulusan Primary Screening

Part 6 - Mendapatkan Letter of Acceptance

-          Contoh email menghubungi Professor Jepang

Part 7 - Hasil Final

Epilog

Monbukagakusho Research Student 2015 (Part 7): Hasil Final

Sejak September 2014, saya menunggu kepastian bahwa pengumuman secondary screening beasiswa Monbusho akan diumumkan pada awal Desember 2014. Artinya, saya harus menunggu selama kurang lebih 4 bulan. Dan itu menjadi 4 bulan yang rasanya lamaaaaaaaaa banget. Beruntung saya punya temen cerita yang sama-sama menunggu pengumuman ini. Ditambah dengan saya sering-sering cek dan ricek ke forum dan grup pemburu beasiswa monbusho research student dari berbagai negara, cukup melegakan karena informasi mengenai pengumuman 2nd screening memang belum ada.

20 November 2014, di beberapa forum udah heboh kalau pengumuman yang saya tunggu-tunggu sudah ada yang dinyatakan lulus. Saya mulai excited nggak sabar dapat email juga jadinya, soalnya saya belum terima email apa-apa. Akhirnya saya nanyain ke Mas Sanji (temen yg juga lulus monbusho) apa sudah terima email dari Kedubes atau belum. Akk! Ternyata udah. Panik lah saya. Kok saya nggak dapet emailnya?

"Selamat Guh, Lulus!", isi text message dari Mas Sanji setelah saya minta tolongin untuk liatin nama saya apakah ada atau enggak.

Alhamdulillah... sampe speechless karena sempat panik (kayanya saya sering panik). Haha jadi bego banget rasanya. Langsung saya minta di-forward isi notifikasi itu ke email saya buat mastiin sendiri. Soalnya rasanya beda gitu kalo udah lihat nama sendiri di list itu. Haha. Barulah sore harinya saya nerima email dari Kedutaan Besar Jepang bahwa saya lulus dari secondary screening dan ditetapkan sebagai penerima beasiswa research student. Ternyata emailnya agak telat nyampe ke saya. Baiklah, saya aja yang anaknya nggak sabaran.

Selain memberitahukan perihal kelulusan, informasi tersebut juga menginstruksikan saya untuk bergabung di sebuah grup facebook yang dimana nanti seluruh informasi terkait research student akan diinformasikan via grup tsb.

Meski sudah lulus secondari screening, namun penempatan universitas belum ditentukan oleh MEXT. Saya diminta untuk menunggu lagi, tapi nggak begitu lama, hanya sampai awal Januari 2015 saja. Saya mengira-ngira (tapi nggak tau bener sih), kalau dalam rentang waktu itu MEXT akan melakukan koordinasi dengan universitas berdasarkan preferensi yang pernah saya ajukan. 

***

Penempatan Universitas

Awal tahun 2015, saya berharap banget bisa diterima di salah satu universitas terbaik di Jepang (program research student dan selanjutnya inshaAllah bisa lanjut ke master program). Ini adalah awal tahun yang saya nanti-nantikan, awal tahun dimana memasuki masa-masa menjelang pengumuman penempatan universitas, dimanakah nanti saya  akan ditempatkan dari 3 universitas pilihan saya. (loa universitas)

Ternyata dugaan saya bener, hari pertama setelah masa liburan akhir tahun, yaitu tanggal 5 Januari 2015 perwakilan dari Kedubes Jepang memberikan pengumuman via facebook informasi mengenai penempatan universitas. Dan saya... ditempatkan di...



UNIVERSITY OF TSUKUBA !!

Alhamdulillah sesuai dengan harapan saya, University of Tsukuba ini merupakan kampus pilihan pertama saya yang saya ajukan untuk program research student monbusho. 

Saya direncanakan oleh MEXT untuk berangkat ke Jepang dan memulai research program pada April 2015. Hanya sekitar 3 bulan dari pengumuman penempatan universitas ini. Dan artinya, saya mesti persiapkan diri, terutama bahasa dan materi riset yang bisa saya angsur sebelum keberangkatan.

Bismillah, semoga Allah SWT melancarkan niat dan usaha saya menempuh pendidikan di Jepang. Because it's just the beginning :)

***

Kumpulan tulisan saya tentang pengalaman serta tips dan trik mendapatkan beasiswa Monbukagakusho Research Student 2015:

Part 1 - Selayang Pandang

Part 2 - Seleksi Berkas

Part 3 - Kelulusan Seleksi Berkas dan Tes Tertulis

Part 4 - Wawancara

Part 5 - Kelulusan Primary Screening

Part 6 - Mendapatkan Letter of Acceptance

-          Contoh email menghubungi Professor Jepang

Part 7 - Hasil Final

Epilog

Monbukagakusho Research Student 2015 (Part 6): Mendapatkan Letter of Acceptance

Sesuai dengan instruksi dari Kedubes Jepang, bahwa setiap kandidat yang lulus primary screening dapat mengambil surat keterangan kelulusan primary screening dan application form yang sudah dicap oleh Bag. Pendidikan Kedubes. Dokumen-dokumen ini dibutuhkan saat mengajukan penerbitan Letter of Acceptance (selanjutnya akan ditulis LoA) di universitas Jepang. 

Letter of Acceptance, ya itulah salah satu berkas yang harus dilengkapi oleh semua kandidat penerima beasiswa Monbusho yang lulus di primary screening agar bisa direkomendasikan oleh Kedubes ke MEXT di Jepang.  LoA yang diperoleh adalah LoA yang hanya bisa digunakan apabila kita lulus tahap akhir (secondary screening) dari MEXT nantinya. Dan LoA yang dimaksud ini adalah surat keterangan resmi dari universitas bahwa professor bersedia menerima kita untuk menjadi mahasiswa riset di laboraratoriumnya, jadi bukan serta merta bisa langsung diterima sebagai mahasiswa program S2 atau S3 di universitas bersangkutan. Kita hanya diperbolehkan untuk mengajukan maksimal 3 LoA saja kepada MEXT, dalam hal ini kita cukup mengirimkan LoA dan berkas yang diminta ke Kedubes Jepang. Untuk urusan selanjutnya ke MEXT, akan di-handle oleh Kedubes. 

Dokumen yang dikeluarkan Kedubes tersebut (surat kelulusan primary screening, dll) mulai bisa diambil tanggal 14 Juli 2014. Tentu semakin cepat akan semakin baik. Satu minggu berlalu, dan saya belum sempat ke Kedubes untuk mengambil dokumen tsb. Saya agak nggak enak izin dari kantor terus-terusan karena hari-hari itu menjelang libur lebaran dan ada kerjaan yang memang sudah mepet banget dan harus dikerjakan dengan segera. Yang bikin dilema adalah, kalau saya nunggu kerjaan ini selesai dan izin ke Kedubes, jangan-jangan malah Kedubes-nya udah tutup duluan karena liburan Idul Fitri. Saya coba sharing ke Mas Sanji (yang waktu itu sama-sama wawancara dengan saya), kebetulan memang sudah bertukar informasi sejak kelulusan primary screening lalu, bahwa saya belum bisa ambil dokumen itu. Mas Sanji pun sama, belum ada waktu untuk ke Kedubes di minggu itu. Setelah ngobrol-ngobrol santai via Whatsapp, Mas Sanji bilang kalau nanti dia ke Kedubes, dia akan coba ambilkan dokumen saya. Alhamdulillah… jadilah beberapa hari setelah obrolan itu Mas Sanji mengambilkan dokumen saya dan mengirimkannya lewat jasa pengiriman ke alamat saya (terima kasih banyak Mas Sanji).

Menjelang masa-masa menanti kiriman dokumen dari Mas Sanji, dan itu hanya 9 hari menjelang libur cuti lebaran, saya sekalian mulai bergerilya mencari professor yang bersedia untuk mengisikan Letter of Acceptance saya. Pencarian professor sebenarnya bisa dilakukan jauh sebelum kelulusan primary screening, sehingga nggak kelabakan (kaya saya) untuk mendapatkan LoA di sisa waktu yang hanya 1 bulan-an ini. Jadilah saya niatin ngirim email sebanyak-banyaknya sampai ada professor yang bersedia menerima saya.

***

Awalnya saya hubungi dosen saya Bapak Alwis Nazir yang sedang berada di Jepang, beliau lulusan PhD dari Gifu University. Saya meminta saran dari beliau untuk menentukan universitas pilihan. Pak Alwis membantu saya dengan menanyakan ke PPI Jepang perihal ini bahwa ada mahasiswanya (red: saya) yang membutuhkan informasi mengenai LoA untuk Monbusho, padahal saya seharusnya bisa sendiri bertanya ke PPI Jepang. Saya bener-bener jadi merepotkan Pak Alwis, duh. Beruntung ada beberapa teman-teman PPI Jepang yang merespon, dan saya coba terapkan sebagai salah satu alternatif mendapatkan LoA. Pak Alwis (lagi-lagi) juga membantu saya dengan menghubungi kenalannya di Jepang, salah satu professor di Gifu University. Esoknya beliau memang ada jadwal untuk menemui professor Gifu (sensei) tersebut, di moment itulah Pak Alwis menanyakan apakah sensei membutuhkan mahasiswa untuk research student dan saya diminta untuk mengirimkan email beserta research plan saya ke sensei. "Katanya", akan semakin baik jika kita mendapat rekomendasi dari salah seorang yang pernah studi di Jepang. Karena hubungan baik professor dengan rekan kita tersebut akan membawa dampak baik untuk hubungan kita dengan professor. Tentu saja dengan catatan bahwa kitanya sendiri tidak melakukan hal yang macam-macam saat berkorespondensi, lebih-lebih ketika sudah sampai di Jepang.

Keesokan harinya, professor Gifu tersebut membalas email saya bahwa beliau sudah mendengar tentang saya dari Pak Alwis. Tapi sayangnya beliau sendiri tidak bisa menerima saya --- saya kurang tau alasannya --- tapi beliau menawarkan saya dengan mengontak 3 professor lain yang ada di department-nya apakah membutuhkan mahasiswa baru atau tidak. Dan… sayangnya tidak ada satupun yang bersedia menerima saya. Haha pukulan telak dipercobaan pertama, tidak apalah “mungkin ada yang lebih baik, nanti…” saya mencoba menghibur diri. Saya membalas email professor Gifu ini sekalian berterima kasih. Lalu, saya melupakan Gifu University dari universitas tujuan saya dan move-on dengan tertatih-tatih ke universitas lain. halah.

Tidak hanya bercerita tentang universitas di Jepang, Pak Alwis juga banyak cerita mengenai kehidupan di Jepang, mulai dari pilihan kota tempat tinggal, biaya hidup, me-manage living allowance beasiswa dan tips berkomunikasi dengan professor Jepang. Satu hal penting yang saya ingat, tata krama itu sangat penting di Jepang, karena professor adalah orang yang sangat dihormati disana. Saran-saran dari Pak Alwis sangat membantu saya, --- terima kasih Pak Alwis --- dan menjadi bekal bagi saya saat memilih universitas/laboraturium dan berkorespondensi dengan professor Jepang selanjutnya.

***

Melanjutkan ikhtiar saya mendapatkan LoA, yang saya lakukan adalah tentu saja dengan mencari informasi mengenai professor dan lab yang sesuai dengan minat studi saya. Tidaklah sulit rasanya untuk menemukan informasi tersebut. Berbagai cara saya coba lakukan untuk bisa berkomunikasi dengan professor. Beberapa cara tersebut antara lain --- pertama-tama --- tentu cukup efektif dengan mencari via google, misalnya dengan keyword: "natural language processing laboratory", atau "natural language processing in university of tsukuba". Cara lainnya, bisa dengan langsung mengunjungi website universitas tujuan, biasanya informasi mengenai lab, professor, berserta nomor kontaknya ada di bagian menu "Graduate School->Faculties", atau "Education and Research -> Laboratory" atau "International Student". Kira-kira seperti itu. Jika rasanya masih sulit juga untuk menemukan informasi mengenai professor dan laboratoriumnya, silakan saja untuk menghubungi pihak International Student Division. Disana kita bisa bertanya tentang prosedur pengerbitan LoA dan tentang calon supervisor yang kita inginkan. Nanti divisi tersebut yang akan membantu kita agar dapat berkorespondensi dengan professor di universitas mereka.

Dari list kontak email professor yang saya dapatkan, saya coba untuk meghubunginya satu-persatu. Terhitung ada sekitar 7 professor yang saya hubungi dalam 2 minggu awal pencarian LoA saya (sekitar akhir Juli s/d awal Agustus '14). Email-email tersebut saya kirimkan ke professor di University of Tsukuba, Nagoya University, Ritsumeikan University, Japan Advanced Institute of Science and Technology, Nara Institute of Science and Technology, Nagoya Institute of Technology, dan Yokohama National University. Selain itu, tentu saja saya tidak lupa pula untuk menghubungi Prof. AF di Tokyo Institute of Technology (Tokyo Tech) yang pernah waktu itu memberikan kesediaan untuk menerima saya. 

Saat mengirimkan email ke professor Jepang, gunakanlah bahasa yang sopan dan tidak salah juga kalau meminta seseorang yang jago bahasa inggrisnya untuk merevisi tata bahasa dari email kita tersebut. Konten yang saya masukkan ke dalam email tersebut berisikan perkenalan singkat dan latar belakang saya, maksud dan tujuan mengirimkan email, deskripsi singkat dari rencana riset, dan ucapan terima kasih atas waktu yang diberikan professor untuk membaca email saya, serta melampirkan soft-copy surat keterangan lulus primary screening, proposal riset dan CV [contoh email korespondensi ke professor].

***

University of Tsukuba

Satu-persatu surat balasan masuk ke inbox saya, yang pertama membalas adalah professor di University of Tsukuba. Beliau menanyakan tentang mata kuliah kalkulus yang pernah saya ambil selama S1 dan materi apa yang saya dapat dari kuliah itu. Saya pikir tadinya bakalan diminta buat ngerjain soal matematika, panic!, udah lama banget tidak bersinggungan dengan kalkulus ditambah lagi saya ngga jago di matematika. loh? haha untungnya cuma ditanya gitu doang, syukurlah. Selain itu juga beliau meminta saya mengirimkan copy dokumen tambahan lainnya seperti sertifikat bahasa Inggris atau Jepang, publikasi ilmiah, dan proposal riset (saat itu saya lupa melampirkan proposal riset di email pertama). Setelah berkorespondensi beberapa kali dan beberapa pertimbangan dari beliau, akhirnya beliau bersedia untuk memberikan LoA kepada saya. Beliau mengirimkan email kepada saya, dengan melampirkan copy LoA, bahwa LoA sudah beliau kirimkan ke alamat saya. Sekitar satu minggu, akhirnya, saya mendapatkan kiriman LoA dari professor di Unversity of Tsukuba tersebut. Ini bener-bener LoA yang pertama kali saya dapatkan, rasanya seneeeeeeng banget dan lega karena setidaknya punya satu LoA ditangan.

Nara Institute of Science and Technology (NAIST)
Email kedua datang dari professor di Nara Institute of Science and Technology (NAIST). Awalnya saya mengirimkan email secara langsung ke professor ini. Saya menunggu sangat lama, sekitar 2 minggu dan tidak ada balasan. Saya nggak sabar dan nyoba untuk nyari-nyari cara lain agar bisa berkorespondensi dengan professor ini. Ternyata dari yang saya baca di websitenya, kalau di NAIST calon mahasiswa yang lulus primary screening bisa menghubungi pihak International Student Division perihal pengeluaran LoA. Jadi saya coba menghubungi International Student Division di NAIST untuk menanyakan prosedur pengajuan LoA dan minta untuk bisa dihubungkan dengan professornya. Seorang dari International Student Division membalas email saya dan meneruskan email saya ke calon supervisor saya. Keesokan harinya, email saya dibalas oleh professor di NAIST, beliau meminta saya untuk bisa berdiskusi tentang proposal riset saya, hanya diskusi ringan saja. Beberapa kali bertukar surat lewat email, beliau sadar kalau pernah menerima email saya yang pertama (itu sudah lama sekali) dan itu masuk ke kotak SPAM. (((KOTAK SPAM))) sodara-sodara. Jadi saya tidak heran kalau ada professor yang sangat lama sekali membalas email saya. Wajar saja, yang mengirimkan email ke professor bukan hanya saya seorang. Mungkin setiap hari ada saja yang mengirimkan email ke beliau. Pada akhirnya beliau bersedia untuk memberikan LoA kepada saya dan mengatakan kalau alamat email saya sudah tidak difilter ke SPAM lagi. Syukurlah... Saya jadi merasa sangat spesial. haha. LoA yang sudah ditandatangi oleh beliau akan dikirimkan oleh perwakilan international student division ke alamat saya. Yeay!!! LoA kedua!!! :D

Nagoya Institute of Technology (NITech)
Selanjutnya, LoA ketiga saya datang dari professor yang ada di Nagoya Institute of Technology (NITech). Saya lebih banyak berkorespondensi dengan assistant professor-nya dan seorang dari international student division di NITech. Jadi memang assistant professor ini yang mewakili beliau berkirim pesan dengan saya. Awal ceritanya memperoleh LoA dari NITech, saya cuma kirim email sekali saja ke professor bersangkutan. Nggak sampe seminggu email saya udah dibalas dan direspon positif oleh assistant professor-nya. Beliau menyatakan bahwa professor NITech telah bersedia menerima saya di lab-nya dan sudah membaca proposal riset yang saya kirimkan via email. Dari assistant-nya tersebut, saya diminta untuk berkorespondensi dengan salah seorang staff di international student division perihal penerbitan LoA. Calon professor saya ini akan mengisi LoA untuk saya dan menandatanganinya. Beberapa hari berikutnya LoA saya dikirimkan oleh staff tadi dan saya terima sekitar 5 hari berikutnya. Yuhuuuuu... LoA ketiga!!!

***

Alhamdulillah, lengkap sudah 3 LoA.

Bagaimana dengan professor lain yang sudah saya hubungi? Seorang professor di JAIST membalas, tetapi topik risetnya sedikit berbeda dengan saya dan selebihnya tidak membalas sama sekali. Pikir saya, selain professornya memang sedang sibuk banget atau seperti pengalaman sebelumnya, kemungkinan besar email saya masuk ke kotak SPAM. haha.

Atau kondisi lainnya, kampus yang kita tuju memang sedang tutup atau masa liburan. Pengalaman saya saat berkorespondensi dengan pihak international student division di NAIST, dipertengahan Agustus seorang staff mengatakan bahwa kampus akan tutup selama beberapa hari karena di Jepang memang sedang liburan (summer vacation). Sehingga mereka sedikit menunda penerbitan LoA saya dan akan dikirim setelah liburan selesai. Ini juga menjadi indikasi bahwa professor/staff kampus yang kita kirimi email bisa saja sedang liburan dan kita harus menghargai itu. Sama halnya seperti kita yang sedang libur lebaran, pasti males banget kalau ada email kerjaan yang masuk ke kotak surat. lol. 

Lalu bagaimana dengan professor yang di Tokyo Tech yang sempat menerima saya Oktober 2013 lalu? Sayangnya professor di Tokyo Tech tidak membalas lagi email saya yang terakhir, padahal selama ini beliau selalu asik untuk diajak berdiskusi (bahkan sampe rela-rela menyediakan waktu untuk saya mempresentasikan proposal saya ke beliau via Skype). Hmm... mungkin saja karena beliau masih ragu untuk menerima saya lagi karena proposal riset saya tidak terlalu banyak berubah dari aplikasi saya sebelumnya ke Tokyo Tech. Saya memang cerita ke beliau kalau saya cuma mengembangkan sedikit dari proposal riset saya yang lalu. Soalnya, kalau saya tidak cerita saya takut beliau kecewa menerima riset saya tersebut. Ya seperti itulah, meski saya sudah seneng banget sama professor ini (ngerasa klop, cieee~) saya harus terima fakta kalau saya harus berpindah ke professor yang lain. 

Anyway, ketiga letter of acceptance yang saya terima masing-masing dari University of Tsukuba, Nara Institute of Science and Technology, dan Nagoya Institute of Technology menjadi tiket untuk memasuki babak baru bagi saya agar bisa direkomendasikan ke tahap secondary screening oleh MEXT di Jepang. Pencarian LoA ini (mungkin saja) jadi ikhtiar saya terakhir dalam mengikuti proses seleksi beasiswa Monbukagakusho 2015, sebab saya hanya tinggal menunggu dan berdoa untuk hasil pengumuman final di awal Januari 2015 nanti tentang status saya apakah status "Calon Penerima" bisa berubah menjadi "Penerima" beasiswa Monbukagakusho Research Student 2015.

***

Kumpulan tulisan saya tentang pengalaman serta tips dan trik mendapatkan beasiswa Monbukagakusho Research Student 2015:

Part 1 - Selayang Pandang

Part 2 - Seleksi Berkas

Part 3 - Kelulusan Seleksi Berkas dan Tes Tertulis

Part 4 - Wawancara

Part 5 - Kelulusan Primary Screening

Part 6 - Mendapatkan Letter of Acceptance

-          Contoh email menghubungi Professor Jepang

Part 7 - Hasil Final

Epilog

Monbukagakusho Research Student 2015 (Part 5): Kelulusan Primary Screening

Siapa bilang menunggu itu adalah hal yang membosankan? Hhmm, sesungguhnya menunggu itu nggak hanya nge-bosenin tapi juga bikin dag-dig-dug, cemas, khawatir berlebihan dan nggak sabar pengen cepet-cepet tiba waktu yang dinantikan, 11 Juli 2014.

Pagi 11 Juli 2014 saya sudah datang ke kantor, kebetulan memang ada project baru yang akan digarap sama department tempat saya bekerja. "Wah! pasti seru!", saya selalu excited sama hal-hal baru, project baru artinya ilmu baru dan setidaknya membuang sedikit beban kerjaan lama (tapi belom tentu juga dibuang sih. lol) untuk menatap project baru yang lebih cerah. halah. Karena project baru, jadinya minggu-minggu awal Juli 2014 udah sering meeting untuk bahas project ini. Saya (biasa...) kebagian porsi untuk program beberapa modul aplikasi saja, untungnya tim di department itu ada banyak. hehe.

Udah sekitar seminggu saya selalu cek website Kedubes Jepang, kalau-kalau, informasi kelulusan wawancara & tes tulis udah nongkrong manis di page-content websitenya. Eh, ternyata Kedubes Jepang ini beneran tepat waktu, 11 Juli pukul 11:07 (sengaja biar sensasional) Kedubes Jepang merilis nama-nama peserta yang lulus tes wawancara dan tertulis menjadi "calon penerima beasiswa" Monbukagakusho 2015. Ya Allah... saya nggak fokus lagi sama isi materi rapat pagi itu. 

Pengumuman Hasil Seleksi Wawancara Beasiswa Monbukagakusho Program Research Student 2015. (11 Juli 2014)

Buru-buru saya buka dan klik link pengumumannya, dengan sentuhan ujung jari pada layar handphone saya maka terbukalah halaman PDF berisikan informasi kelulusan primary screening. Saya menarik nafas dalam-dalam sebelum akhirnya scroll kebawah layar handphone untuk mengecek nama saya di list itu. Nggak sabar tapi takut juga menghadapi kenyataan yang buruk. Dan... Alhamdulillah, ada nama saya disalah satu nama yang diumumkan oleh Kedubes Jepang. Saya senang bukan main, pengen teriak tapi sedang meeting, pengen salto tapi takut encok, yaudah deh saya akhirnya milih untuk senyum-senyum sendiri aja. Menikmati hasil lelah-lelah seleksi yang lalu cukup membuahkan hasil yang baik sampai hari ini. Saya lihat ada nama Mas Sanji dan Kak Yumi di list itu, peserta monbusho juga yang ketemu di Kedubes saat wawancara tempo hari. Saya masih setengah nggak percaya, ini kepercayaan dan tanggung jawab besar jadi salah satu kandidat untuk Monbusho. Rasanya seneeeeeengggg... bangeeeeeet! :D

Pada akhirnya, ditengah-tengah meeting saya sadar bahwa ini beneran. "Ini beneran lho Guh", berusaha meyakinkan diri sendiri. Setelah ada waktu longgar di kantor, saya baca-baca lagi petunjuk yang diberikan oleh Kedubes tentang apa yang selanjutnya harus saya lakukan. Ada beberapa hal penting yang harus dilakukan untuk setiap kandidat yang akan direkomendasikan oleh Kedubes, yaitu:
1. Melakukan konfirmasi bahwa kita bersedia untuk direkomendasikan ke MEXT.
2. Mengirim lagi berkas-berkas yang pernah kita kirim saat seleksi administrasi, 
3. Mengambil surat keterangan lulus primary screening dan application form yang sudah di cap oleh Kedubes. Kedua berkas ini digunakan untuk mendapatkan LoA dari universitas Jepang.
4. dan mengumpulkan maksimum 3 Letter of Acceptance dari universitas Jepang. 

Ada yang perlu digaris bawahi dan perlu ditekankan, bahwa peserta yang lulus primary screening tidak serta merta langsung menjadi penerima beasiswa research student. Nah ini dia yang jadinya buat saya mikir kalau senang-senangnya cukup disini dulu aja, karena masih ada babak penentuan akhir perjalanan untuk menjadi penerima beasiswa sesungguhnya. Ada proses seleksi selanjutnya yang disebut dengan secondary screening.  Tahap ini dilakukan oleh MEXT di Jepang untuk melihat kembali kelayakan seorang kandidat. Makanya semua kandidat diminta untuk mengirim ulang dokumen-dokumen administrasia beasiswa, karena dokumen ini akan diteruskan Kedubes ke MEXT di Jepang. Jadi saya belum bisa sepenuhnya bernafas lega dengan hasil primary screening ini. Di secondary screening sendiri seperti apa prosesnya dan seperti apa kriteria penilaiannya saya juga belum tau, tapi  mungkin saja memang tidak diberi tahu, mengingat kerahasiaan proses seleksi. Apakah di secondary screening semua kandidat akan berangkat ke Jepang? Kalau pertanyaan ini tergantung hasil dari MEXT, dengar-dengar dari Staff Kedubes kalau kesempatannya cukup besar kalau udah lulus dari primary screening. Karena dari mereka juga saya tahu kalau tahun lalu yang lulus primary screening diberangkatkan semua. Ya semoga saja untuk tahun 2015 ini juga akan diberangkat kan semua. Saya masih cemas ini, sudah sejauh ini rasanya perjuangan dan pengorbanan saya :)

Mengumpulkan dokumen secondary screening 

Selang beberapa hari setelah tanggal kelulusan, saya langsung kirim email konfirmasi ke Kedubes bahwa saya (tentu saja) bersedia untuk melanjutkan ke seleksi selanjutnya, secondary screening. 

Seperti yang sebelumnya saya ceritakan, kalau Kedubes meminta kita untuk mengumpulkan lagi berkas-berkas yang hampir sama dengan saat seleksi dokumen awal. Hanya saja saya diminta untuk melampirkan certificate of health, form-nya telah disediakan oleh Kedubes Jepang. Jadi tinggal request saja sama dokter tempat kita melakukan medical checkup. Cerita pengalaman peserta tahun-tahun sebelumnya, untuk Application Form, Field of Study and Study Program, Recommendation Form, dan Certificate of Health diberikan berupa form asli dari Kedubes, sementara di tahun 2015 form-form tersebut diberikan berupa soft-copy (ext .docx), jadi bisa lebih enak ngisinya dengan ketikan di Ms.Word. Jadi gak susah nulis tangan dokumen sebanyak itu.

Bagi saya, mengumpulkan berkas-berkas untuk secondary screening ini cukup repot juga. Terutama bagian surat rekomendasi dari universitas asal. Karena saya udah nggak menetap di Pekanbaru lagi dan entah bagaimana caranya saya minta ke dosen saya untuk mengisi surat rekomendasi. Masa saya harus pulang ke Pekanbaru buat minta surat itu? Sungguh budget saya udah menipis :)). Setelah pemikiran panjang, akhirnya saya coba minta tolong kesediaan teman sekampus saya, Risqa, yang kebetulan memang bekerja di kampus untuk mewakili saya meminta surat rekomendasi ke dosen itu. Saya nulis surat permohonan juga buat dilampirkan ke dosen saya, berserta dengan surat rekomendasi yang akan ditanda tangani. Untungnya prosesnya lancar dan dokumennya bisa sampai ke saya dengan selamat. Saya untuk kesekian kalinya berterima kasih atas kebaikan teman saya ini. Wallahualam kalau Risqa nggak bisa membantu saya waktu itu. Alhamdulillah-nya bisa :D

Dokumen lainnya, saya rasa tidak ada masalah, mungkin yang perlu saya kejar adalah certificate of health. Saya seumur-umur belom pernah jalanin general medical checkup. hehe... Karena saya rasa nggak ada salahnya untuk cek kesehatan, saya nyari rumah sakit di dekat-dekat saya tinggal. Saya direkomendasikan oleh teman saya ke RS. Mitra Keluarga Cikarang, kebetulan juga itu yang paling deket, yaudah saya jalan aja kesana. Setelah saya tanya-tanya, dan jelasin keperluan saya untuk diisikan form kesehatan itu. Petugasnya jawab kalau rumah sakitnya bisa memenuhi kebutuhan saya tersebut. Pelayanan rumah sakitnya juga baik kok. Jadilah saya jalanin medical checkup sesuai dengan item-item yang harus di cek di dalam certificate of health.   Jangan lupa untuk memastikan bahwa dokternya mengisi dokumen tersebut dalam bahasa inggris. Untuk hasilnya bisa diambil selang 1 hari kerja. Nah, kalau untuk biayanya, saya ngerasanya cukup mahal sih, tapi untuk ukuran kesehatan nggak tau juga mahal atau gak yang jelas saya habisnya 700rb (lumayan juga nih nominalnya). Kalau cerita-cerita sama Mas Sanji, dia-nya tes di labor Prodia dengan biaya 670rb dan bisa diambil hasilnya setelah 3 hari kerja. Ya... beda-beda sedikitlah yaa :)

Dateline yang diberikan Kedubes Jepang untuk mengumpulkan dokumen-dokumen kembali (selain LoA dan attachment form) adalah sekitar 2 minggu sejak diterbitkannya informasi kelulusan. Waktu terakhirnya adalah selang 1 hari setelah libur cuti Idul Fitri. Mepet banget kalau ngirim dokumen dihari itu. Jadi saya mesti ngirim berkasnya sebelum Idul Fitri, biar pada saat ngirim, dokumen saya nyampe ke Kedubes sebelum lebaran. Takut juga sih ngirim pas lebaran, Kedubesnya jelas tutup dan pak pos nya juga mau lebaran juga kali. haha >_<

Setelah mengumpulkan dokumen-dokumen itu, saya masih punya kewajiban untuk mengumpulkan dokumen lainnya yang sama pentingnya, yaitu Letter of Acceptance dan attachment form. Attachment form sendiri adalah form yang kita isi dengan pilihan universitas yang akan kita tuju untuk study nanti di Jepang, ini tergantung dari LoA yang kita dapat (maksimal 3 LoA). Untuk batas pengumpulan LoA, Kedubes masih memberi kelonggaran hingga tanggal 5 September 2014, atau sekitar 1,5 bulan dari pengumuman kelulusan primary screening. Nah, ini dia nih hal yang seru selanjutnya saat saya bergerilya untuk mendapatkan Letter of Acceptance dari professor/universitas di Jepang. Semoga proses berburu letter of acceptance ini lancar jaya.

Ceritanya bisa disimak di postingan selanjutnya (link masih belum ada).

***

Kumpulan tulisan saya tentang pengalaman mendapatkan beasiswa Monbukagakusho Research Student 2015:

Part 1 - Selayang Pandang

Part 2 - Seleksi Berkas

Part 3 - Kelulusan Seleksi Berkas dan Tes Tertulis

Part 4 - Wawancara

Part 5 - Kelulusan Primary Screening

Part 6 - Mendapatkan Letter of Acceptance

-          Contoh email menghubungi Professor Jepang

Part 7 - Hasil Final

Epilog

Monbukagakusho Research Student 2015 (Part 4): Wawancara

Usai menjalani tes tertulis monbusho research student, saya bersiap diri, jiwa dan raga, untuk melaksanakan tes wawancara yang di jadwalkan pada pukul 13:00 tanggal 19 Juni 2014. Saya masuk ke dalam kelompok wawancara untuk bidang Ilmu Alam dan Teknik (tanggal 17-19 Juni 2014). Berarti saya kebagian di hari paling terakhir untuk kelompok itu. 

Sebelum hari wawancara, saya punya waktu sekitar 2 hari untuk membaca-baca ulang copy application form dan proposal riset yang saya kirimkan tempo hari. Tidak terlalu intensif, hanya mengulang saja karena masih banyak melekat di ingatan saya. Sebenernya, saya juga punya kewajiban di kantor hari itu, saya minta izin lagi ke atasan saya, kali ini saya izin sama Pak Puji. Dan Alhamdulillah dibolehkan, bapaknya juga support saya banget untuk urusan ini. Sampe jelasin detail-detail rute buat nyampe ke Kedubes Jepang di kawasan Thamrin.

Selain itu, saya juga mulai mencari-cari di internet pertanyaan-pertanyaan yang bisa diprediksi jawabannya. Jadi, memang pertanyaan ini saya siapkan lebih dahulu jawabannya. Ya, itung-itung biar pas hari H nggak terlalu mikir-mikir banget gitu buat ngasih jawaban. Saya juga sambil latihan ngomong sendiri in English, biar lidah nggak kaku kalau besoknya dipake buat ngomong English. Saya jarang soalnya berdialog dengan bahasa Inggris, jadi hal ini penting banget buat saya. Untungnya sudah beberapa kali wawancara bahasa Inggris, jadi mudah-mudahan selama wawancara ngalir dengan lancar.

Untuk pakaian yang saya gunakan saat wawancara, juga udah saya persiapkan. Saya takut aja salah kostum. Kalau masalah pakaian, cukup yang sewajarnya saja dan sopan minimal pakai kemeja atau baju batik, celananya mungkin enaknya warna gelap (sebaiknya bukan jeans) dan tentunya pakai sepatu, saya rasa sudah pas banget itu. Satu hal lagi, pakai pakaian yang nyaman di kita. Kadang hal sepele kaya gini bisa mempengaruhi kesiapan kita untuk wawancara. *berasa jadi fashion stylist* :))))

Pagi tanggal 19 Juni 2014, saya berangkat dari Cikarang ke Jakarta menuju Kedubes Jepang. Lokasinya di jalan M.H. Thamrin nggak jauh dari Bundaran HI, jalan kaki sedikit juga nyampe. Nah, untuk yang bukan orang Jakarta saya coba buatin rutenya. Saya di Jakartanya naik busway, kebetulan bukan rush hour jadilah di busway juga gak rame-rame amat. Kalau ke arah Jl. Thamrin, bisa naik busway jurusan Jakarta Kota - Blok M, itu udah yang paling pas banget saya rasa. Nanti turunnya di halte Bundaran HI, kebetulan kemarin haltenya lagi ditutup karena ada proyek pengerjaan MRT. Jadi alternatifnya bisa turun di halte Sarinah atau Tosari. Selebihnya jalan kaki deh ke arah Kedubes, sekitar 5-7 menit.

Sewaktu sampe di Kedubes itu jam 11, "Duh kecepetan banget". Saya ngelapor sama security saya bilang mau wawancara research student, katanya untuk yang wawancara jam 1 siang dibolehin masuk jam setengah 1.

"Boleh nunggu di depan situ, Mas", begitu kata security-nya sambil nunjukin tempat duduk dipojokan.
Yaudah deh, saya jalan-jalan aja sambil makan siang dan nyari mushalla. Disitu kawasan elit/perkantoran kayanya ya. Nggak nemu tempat makan pinggir jalan soalnya. Haha. Saya, dengan bawa uang pas-pasan, masuk ke KFC di "entah gedung apa itu namanya" lokasinya persis di seberang Kedubes Jepang. Saya makan siang disana.

Selesai makan siang, sekitar jam 12. "Waduh... jam setengah 1 lama banget rasanya T,T". Saya main ke E(x) ya? Pokoknya kaya food court gitu disampingya Kedubes Jepang. Saya nyari mushalla aja disana sambil baca-baca lagi lembar aplikasi dan list pertanyaan+jawaban yang sudah saya persiapkan sebelumnya.

Akhirnya waktu yang dinanti tiba juga, saya ngelapor lagi sama security-nya kalau saya mau wawancara monbusho. Terus dia nge-cek nama saya dan mempersilahkan saya untuk masuk ke perpustakaan di lantai 2. Ya ampun, di dalam Kedubes-nya itu kalau mau akses 1 ruangan ke ruangan lain dibatasi pintu besi yang cuma bisa diakses sama pemegang kartu aja. Kalau dipaksa-paksa untuk dibuka juga gak akan bisa. Jadilah saya nggak bisa kemana-mana kalau tanpa pengawasan dari petugas/pegawai di Kedubes. Mungkin cuma toilet doang yang bisa saya akses sendiri tanpa pengawalan.haha. Saya belum pernah ada ditempat semacam itu, memang security system di Kedubes sangat ketat sekali. Saya jadinya berhalusinasi sedang main film sci-fi karena berhasil melewati beberapa pintu dengan pengamanan ekstra kalau udah kaya begini :D

Di perpustakaan saya ketemu sama 3 peserta lain, seharusnya total peserta di sesi jam 1 itu ada 5 orang termasuk saya, sepertinya yang 1 mengundurkan diri. Saya kurang ngerti juga alasannya kenapa. Saya sempat berkenalan sesama perserta waktu itu, Mba Pramono, Mas Sanji, dan Kak Yumi. Kak Yumi ini dosen teknik industri di Universitas Andalas, ternyata dia ini temannya salah satu dosen industri di fakultas saya S1. Dan dosen saya itu, adalah kakak dari teman saya main. Walah... sempit banget dunia. haha. Diantara kami berempat cuma saya yang rencana untuk melanjutkan S2, karena ketiganya berencana akan melanjutkan program S3 selepas jadi research student di Jepang. Diwaktu yang sama, mba dari Kedubes Jepang memberikan pengarahan dan informasi terkait wawancara serta prosedur apa yang akan dilakukan setelah lulus melalui tahap wawancara. Saya sudah catat, akan saya ceritakan dipostingan khusus, itupun kalau saya lulus tahap ini. Doakan yaa... haha.

Diakhir sesi penjelasan mengenai monbusho oleh mba dari Kedubes Jepang, kita sempat tanya jawab seputar prosedurnya lebih detail. Mba nya tetap saja sabar menjelaskan, meski waktu sudah mendekati pukul 1 siang, yang artinya waktu wawancara semakin dekat. Saya deg-deg-an (lagi).
"Sudah siap semuanya untuk wawancara? Semoga berhasil ya", begitu kata mba di Kedubes Jepang saat rasanya semua pertanyaan sudah dijawabnya.
Dalam hati saya, "Kenapa harus ada pertanyaan itu sih", jantung saya makin dag-dig-dug.
Mba-nya membawa kami melewati lorong -> pintu besi ->lorong -> pintu besi -> lorong -> pintu besi. Hah entah berapa kali lewati pintu besi.
Nah, ada 1 ketika saat sudah mendekati ruang wawancara. Kami diminta untuk menggunakan visitor card dan meninggalkan semua peralatan elektronik seperti handphone dan kamera. Dan semuanya harus dalam kondisi di-nonaktifkan. Visitor card saya nomornya cantik banget, haha buat iseng aja sih saya dapat No.13. Kak Yumi sempat bilang, "That's your lucky number, right?" haha saya ketawa aja sambil nimpalin dengan rasa bangga "Of course, but it can be 31 if you reverse its position, kak" :D
Itu buat intermezo aja, soalnya saya udah kedinginan karena grogi.

Kami semua nunggu di ruangan dengan sofa-sofa besar disana, nggak begitu luas dan di ruangan itu ada mushalla juga. Tapi saran saya jangan shalat disitu, sebaiknya shalat sebelum masuk ruangan aja. Karena akses ke tempat wudhu/toilet susah sekali, dan kebetuluan toilet juga ada di bagian lorong luar yang dipisahkan dengan pintu baja. Jadinya ngga bisa kemana-mana lagi deh.

Peserta yang datang hari itu diurutkan berdasarkan abjad, jadi urutannya adalah 1) Mba Pramono, 2) Mas Sanji, 3) Saya dan 4) Kak Yumi. Masing-masing peserta dapat alokasi waktu sekitar 30 menit untuk wawancara. Saya udah siap banget saat itu, ngga ada buka-buka berkas lagi, udah siap aja pokoknya. Here we go!!! :D

Suasana di Ruang Wawancara
Satu per-satu peserta sebelum saya masuk ke dan keluar dari ruang wawancara. Tibalah giliran saya untuk diwawancara, saya sangat siap. Sungguh! :D

Saya mengetuk pintu sambil menoleh sedikit ke dalam ruangan wawancara, setelah ada isyarat dari salah satu pewawancara untuk mempersilakan saya masuk, barulah saya masuk.
"Excuse me", lalu saya melangkah masuk. Saya dipersilakan duduk sama pewawancara yang duduk di tengah.
"Thank you, Sir", jawab saya singkat dengan ramah.
Di dalam ruang wawancara, ada 5 orang pewawancara. Ada 2 orang Indonesia dan 3 orang Jepang, dan kesemuanya bapak-bapak. Bapak-bapak yang orang Indonesia ini keduanya adalah guru besar di bidang beliau masing-masing, saya hanya tau 1 orang saja yang guru besar ITB di bidang Remote sensing. Ini pun saya taunya dari Mas Sanji, sesama peserta wawancara. Bapak yang satunya lagi, saya rasa yang paling ramah diantara yang lain, meski yang lain juga ramah, cuma saya ngerasa bapaknya lebih antusias dengerin saya pas saat saya cerita. Makanya saya inget banget sama bapaknya, sayangnya saya lupa berkenalan nama T,T

Pertanyaan pertama, dari bapak yang ramah itu adalah minta saya memperkenalkan diri. Sudah saya tebak sih, pasti nanyain hal-hal kaya gini. Yaudah, saya cerita aja tentang saya, kampus saya selama S1 dan kegiatan saya saat ini setelah selesai kuliah. Oke, saya coba bikin list pertanyaan dan jawaban yang saya kemukakan waktu itu yaa.

***
1. Perkenalan tentang diri kita sebagai applicant. Standarlah ya, semua orang pasti bisa jawab asal gak lagi amnesia. hehe.

2. Coba ceritakan tentang rencana risetmu nanti selama di Jepang?
Saya ceritakan persis dengan yang ada di proposal riset saya, meski ngga semuanya juga, hanya bagian pentingnya saja. Nanti kalau pewawancaranya tertarik, pasti akan nanya lagi lebih detail. Saya menyadari juga kalau dari pewawancara nggak ada yang background ilmu komputer, jadilah saya cerita sesimple mungkin. Tapi dilain itu, saya juga udah siapkan kalau-kalau ditanyain hal yang detail. Soalnya penting banget mempersiapkan apapun kemungkinan yang terjadi.

3. Apakah sudah pernah kontak calon pembimbing?
Aaaakkkk!!! Saya seneng banget ditanyain ini, saya bilang "Yes Sir, I have". Beberapa hari sebelum wawancara, saya sempat email lagi Prof. AF mengenai status saya yang sedang dalam masa seleksi monbusho. Saya ceritakan soal ini, Alhamdulillah dibalas. Beliau senang untuk menerima saya di lab nya, dengan catatan tentu saya harus berhasil di seleksi monbusho ini. Artinya, saya setidaknya sudah ada yang mau 'nampung' kalau saya kuliah di Jepang. Bagi saya, ini penting untuk menunjukkan keseriusan kita ingin belajar di Jepang.

4. Kenapa memilih Jepang, padahal bidang kamu (computer science) banyak lho yang bagus di Amerika. 
Nah loh? Pertanyaan ini saya jawab aja kalau di USA perbedaan culture-nya terlalu ekstrim, *saya sempat bingung sih*, terus kalau di Jepang saya tidak hanya belajar tentang ilmu/riset yang saya minati tetapi saya bisa bergaul di lingkungan internasional yang penuh dengan budaya ketimuran. Terutama budaya Jepangnya sendiri. Jepang dan Indonesia sama-sama di timur, jadi saya rasa perbedaan yang tidak terlalu mencolok akan memudahkan saya untuk beradaptasi selama di Jepang. Saya nggak tau juga substansi dari jawaban saya apa, terlalu general kayanya ya.

5. Di application form kamu menulis pernah internship di Chevron, berarti sudah tau dong lingkungan kerjanya dan betapa 'nyaman'-nya kalau bisa kerja disana. Kenapa tidak melanjutkan saja karir kamu dengan bekerja disana?
Pertanyaan ini bener-bener nggak pernah saya duga sama sekali. Seketika saya terkena panic attack karena nggak persiapankan jawabannya. Bismillah saja. Terus saya mulai dengan bilang "It's interesting, Sir", sambil senyum ke bapaknya, dan bapaknya ikutan senyum dengan tatapan sangat menunggu respon saya. Jadilah saya jawab, orang Riau, bahkan termasuk Ibu/Bapak saya juga punya mimpi anaknya untuk masuk Chevron. Saya saat ini berbeda pak, saya bilang kalau passion saya di dunia riset. Saya sudah cari sekian lama, dan saya nemukan ini saat mengerjakan skripsi. Saya suka mengeksplor hal-hal baru dan saya cinta akan ilmu pengetahuan, jadi saya ingin berkontribusi disana. Saya mau jadi peneliti/pengajar pak, di Riau, kita semua mungkin tau, kalau pendidikannya sangat berbeda jauh dengan universitas-universitas di Jawa. Paling tidak ini yang bisa saya berikan untuk kampung saya. *kira-kira beginilah jawabannya, saya agak gemetar waktu cerita ini* :)

Waktu yang pertanyaan no.5 ditanyakan, bapak-bapaknya berdua orang Indonesia sambil bercanda. "Eh, itukan pertanyaan saya, sudah diambil duluan. Gimana dong?" haha... sejak itulah suasana wawancara jadi lebih santai, saya juga tambah rileks untuk menjawab pertanyaan berikutnya.

Oke, kita lanjut ke pertanyaan lain...

6. Di application form, kamu menulis lulus kuliah dalam waktu 4 tahun dan 11 bulan. Ini hampir 5 tahun? Apa yang terjadi?
Lagi-lagi pertanyaan yang membunuh mental saya. Saya senyum saja, sekali lagi Bismillah... saya jawabnya kira-kira begini "That's my bad, Sir. I couldn't manage my time as well as the others. I worked when I was a student as a graphic designer. I studied at university in the morning and worked in the night until 9 PM". Saya tau ini bisa jadi blunder untuk saya, karena tidak bisa me-manage waktu dengan baik. Apa mungkin saya dipercaya untuk direkomendasikan sebagai penerima beasiswa? Ahh saya waktu itu kepikiran saya mau jawab jujur apa adanya saja. Sewaktu kuliah saya sejak semester satu kerja part-time hampir 3 tahun. Di tingkat awal saya kerja di radio, dan selepas itu saya kerja di kedai souvenir ngerjain desain gambar. Kuliah saya sempat keteteran, tapi itu satu-satunya cara untuk mengurangi beban orangtua saya. Cukuplah orang tua saya bayarin uang kuliahnya, untuk sehari-hari saya tetap cari sendiri. *malah curhat* -___-

7. Saya baru pertama kali dengar nama kampus kamu selama seleksi beasiswa monbusho, yang kami tau cuma Universitas Riau, coba tolong kamu ceritakan ke kami. Anggap saja kamu ini duta dari kampusmu.
Ini seriusan nggak sih? Saya antara mau ketawa atau sedih sebenernya, sebegitu tidak terkenalkah kampus saya? T,T Seakan-akan cuma saya alumni UIN Sultan Syarif Kasim Riau yang pernah duduk hadap-hadapan sama pewawancara di monbusho ini. Pedih, perih, dan menghujam jantung. Jleb! Jleb! Jleb! Yaudah deh, dengan semangat membara saya ceritakan apa kelebihan UIN dan seperti apa UIN Suska Riau itu.
Pertanyaan yang saya nggak bisa jawab ialah, "Kapan kampusmu ini berdiri?", eerr... "I'm not sure, Sir". Duh, gagal jadi duta yang baik.

8. Apa kontribusi yang bisa kamu berikan untuk Jepang dan Indonesia melalui studimu ini nantinya?
Ahem, saya jawabnya kontribusi yang berkaitan dengan riset saja seperti apa sisi baik riset saya untuk kedua negara ini. Itu saja.

Selanjutnya memasuki pertanyaan yang lebih santai. Pertanyaan ini yang terakhir ditanyakan, ditanyakan sama pewawancara orang Jepang yang paling muda. Saya agak budek dengerin speaking-nya, sungguh English-nya bapak-bapak yang Jepang sangat sulit saya cerna. Mungkin emang listening saya nggak bagus, jadi saya nggak yakin juga isi pertanyaannya. Sepertinya tentang 1) budaya Jepang dan Indonesia atau 2) tentang beradaptasi di Jepang.

Saya gambling saja waktu itu, saya pilih jawaban untuk yang beradaptasi. Saya bilang, faktor yang paling sulit untuk beradaptasi di Jepang adalah soal makanan dan bahasa. Kalau untuk bahasa saya tidak terlalu khawatir karena saya bisa bergabung di kelas persiapan bahasa Jepang. Untuk makanan, saya bisa masak sendiri pak. Saya jago masak kok. Terus tiba-tiba bapak-nya yang nanya bingung, saya juga bingung, kayanya saya salah jawab deh. haha. Saya nungguin respon bapak-nya ngapain, eh ternyata beliau menyudahi sesi. Alhamdulillah... :D Jadilah saya timpalin aja dengan cerita kalau saya pernah belajar bahasa Jepang sewaktu kuliah, 6 bulan dapat kursus dari lembaga pendidikan bahasa Jepang di Universitas Riau. Lumayan untuk bahan obrolan sama bapaknya.

Waktu saya bilang saya bisa masak, bapak yang ramah itu nanya dengan antusias "Seriously, are you a good cook?!", lalu saya becandain "Of course, Sir. After this, perhaps I can be the next Indonesian Master Chef". Terus semuanya ketawa, saya seneng banget ada hal kecil yang setidaknya buat mereka ingat saya. 

Diakhir sesi bapaknya bilang, "Terima kasih sudah datang ya jauh-jauh dari Riau. Nanti tolong panggilkan peserta yang terakhir".
"Baik, pak", kata saya. "Saya boleh menyampaikan sesuatu?" setelah dipersilakan, saya lanjutkan dengan mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberi untuk saya dan sekalian bilang saya senang bisa bertemu bapak-bapak semua. Saya pamit dengan salam versi Jepang yaitu membungkukkan badan sebelum keluar ruangan, cuma saya nggak pede antara mau bilang "hontouni arigato gozaimasu" atau "yoroshiku onegaishimasu". Jadi saya nggak ngomong apa-apa lagi sehabis bungkukan badan itu.

Saya menyudahi sesi wawancara itu dengan penuh syukur dan harapan. Saya tahu peluang setiap orang yang sudah datang di sesi wawancara adalah sama, dan setiap orang masih punya harapan untuk melanjutkan pendidikan melalui kesempatan ini. Hal ini karena faktor penentunya adalah berdasarkan kalkulasi dari ketiga seleksi yang sudah dijalani, yaitu dari nilai seleksi berkas, tes tertulis dan wawancara untuk bisa lulus primary screening di monbusho. Selanjutnya saya tinggal banyak berdoa dan berserah diri saja sama Allah mengenai hasil yang akan saya terima di tanggal 11 Juli 2014 nanti.
テグー さん がんばってください!

***

Kumpulan tulisan saya tentang pengalaman serta tips dan trik mendapatkan beasiswa Monbukagakusho Research Student 2015:

Part 1 - Selayang Pandang

Part 2 - Seleksi Berkas

Part 3 - Kelulusan Seleksi Berkas dan Tes Tertulis

Part 4 - Wawancara

Part 5 - Kelulusan Primary Screening

Part 6 - Mendapatkan Letter of Acceptance

-          Contoh email menghubungi Professor Jepang

Part 7 - Hasil Final

Epilog