Monbukagakusho Research Student 2015 : Epilog

Acara pelepasan dan orientasi penerima beasiswa Pemerintah Jepang 2015
(Picture: Okezone)

09 Februari 2014, saya sudah pasang target untuk daftar beasiswa sebanyak mungkin (iya banyak, karena pengalaman tahun lalu banyak beasiswa yang tidak sempat saya apply), yang jadi prioritas saya waktu itu adalah LPDP dan Monbukagakusho Research Student.

Maret 2014, saya mulai menyiapkan segala berkas yang dibutuhkan untuk memenuhi syarat pendaftaran beasiswa Monbusho, sekitar 1 bulan sebelum pendaftaran di buka.

24 April 2014, saya mengirimkan seluruh berkas pendaftaran ke Kedubes Jepang di Indonesia. Hari itu hanya 2 hari menjelang deadline pengumpulan berkas pendaftaran [selayang pandang].

10 Juni 2014, saya mendapat informasi melalui facebook Kedubes Jepang perihal pengumuman kelulusan seleksi berkas dan diminta untuk menghadiri seleksi tertulis pada tanggal 16 Juni 2014 [tes tertulis] dan seleksi wawancara pada 19 Juni 2014 [wawancara].

11 Juli 2014, Kedubes Jepang mengumumkan peserta yang lulus di tahap primary screening dan saya menjadi salah satu yang lulus di tahap ini. Saya diminta untuk mengirimkan berkas-berkas yang dibutuhkan [primary screening].

Agustus 2014, saya memperoleh 3 letter of acceptance (LoA) masing-masing dari University of Tsukuba, Nara Institute of Science and Technology, dan Nagoya Institute of Technoloy [pencarian loa].

20 November 2014, saya mendapat email dari Kedubes Jepang bahwa saya termasuk dari 35 orang yang lulus di secondary screening oleh MEXT. Namun, universitas tempat saya akan studi belum ditentukan.

5 Januari 2015, saya mendapat informasi melalui staff Kedubes Jepang kalau saya ditempatkan di University of Tsukuba. Dan ini sesuai dengan  harapan saya [penempatan univ].

16 Februari 2015, saya menerima beberapa dokumen (seperti pledge, dan aplikasi visa) yang berkaitan dengan kepengurusan visa tinggal saya di Jepang nanti. Beberapa hari setelahnya saya mengirimkan semua berkas yang dibutuhkan via jasa pengiriman kilat ke Kantor Kedubes Jepang di Jakarta.

17 Februari 2015, saya dikirimkan itinerary ticket keberangkatan saya ke Jepang untuk tanggal 1 April 2015. Hanya sekitar 1,5 bulan saja sejak hari itu.

16 & 18 Februari 2015, saya resign dari pekerjaan saya yang berlokasi di Cikarang dan kembali ke kampung halaman saya di Pekanbaru, Riau untuk menghabiskan waktu bersama keluarga dan teman-teman.

25 Februari 2015, saya menerima email dari International Student Center di University of Tsukuba memberitahukan persiapan saya selama di Jepang nanti; foto untuk student card, dormitory, dan placement test bahasa Jepang.

7 Maret 2015, saya diminta untuk mengikuti placement test kelas bahasa Jepang dari University of Tsukuba, tempat dimana saya akan belajar nanti.

30 - 31 Maret 2015, saya berangkat ke Jakarta lebih awal untuk mengikuti acara pelepasan dari Kedubes Jepang. [Berita acara pelepasan oleh Kedubes Jepang juga dimuat di Okezone.com]

1 April 2015 pukul 21:55, terbang ke Jepang dengan pesawat JL726 dari Soekarno Hatta menuju Narita Airport.

***

Alhamdulillah. Rasa syukur yang begitu besar saya ucapkan atas berkah yang berlimpah yang Allah SWT berikan kepada saya. Dari setiap ikhtiar yang kutempuh, Kau senantiasa diberikan kekuatan dan kemudahan kepada hamba-Mu ini dalam menghadapinya. Dari setiap doa yang kuucapkan, Kau membalasnya dalam waktu dan keadaan yang paling baik. Ya Allah, bimbinglah hamba untuk meneruskan perjuangan ini dan jagalah setiap langkah yang kutempuh agar selalu berada di jalan-Mu Ya Rabb.

Terima kasih untuk Mamak, Bapak, kakak, adik-adikku. Setiap semangat dari kalian membuat aku semakin kuat, aku mungkin tidak bisa melangkah sejauh ini tanpa doa dari kalian.

Terima kasih untuk Ibu Luh, Ibu Okfalisa, Pak Alwis, Pak Surya, Ibu Elin, dan Ibu Yenita yang berkali-kali saya jadikan tempat untuk sharing dan meminta surat rekomendasinya.

Terima kasih untuk Pak Ardan, Pak Puji dan Pak Suhandi atas bimbingan selama saya bekerja dan kesediaannya untuk menuliskan surat rekomendasi bagi saya.

Terima kasih untuk sahabat, teman, rekan yang mendukung saya selama ini, serta Kenny dan Risqa yang banyak membantu urusan administratif dsb. Semoga kelak kita bisa berjumpa lagi di suatu masa yang lebih baik.

Kesempatan dan kepercayaan yang saya emban saat ini hanyalah sebuah permulaan bagi saya. Mimpi yang perlahan menjadi kelihatan sangat nyata. Suatu hal yang lebih berat mungkin sedang menanti kehadiranku. Semoga Allah SWT menjadikan saya sebagai orang yang selalu kuat dan gigih mengahadapi setiap rintangan yang ada dan yang senantiasa bersabar dan bersyukur. Aamiin Ya Rabbal Alamin.

Bismillahirrahmanirrahim. Insha Allah saya siap untuk meneruskan jalan ini.

Tsukuba-shi, Ibaraki Perfecture, JAPAN - April 14th, 2015.

***

Kumpulan tulisan saya tentang pengalaman serta tips dan trik mendapatkan beasiswa Monbukagakusho Research Student 2015:

Part 1 - Selayang Pandang

Part 2 - Seleksi Berkas

Part 3 - Kelulusan Seleksi Berkas dan Tes Tertulis

Part 4 - Wawancara

Part 5 - Kelulusan Primary Screening

Part 6 - Mendapatkan Letter of Acceptance

-          Contoh email menghubungi Professor Jepang

Part 7 - Hasil Final

Epilog

Monbukagakusho Research Student 2015 (Part 7): Hasil Final

Sejak September 2014, saya menunggu kepastian bahwa pengumuman secondary screening beasiswa Monbusho akan diumumkan pada awal Desember 2014. Artinya, saya harus menunggu selama kurang lebih 4 bulan. Dan itu menjadi 4 bulan yang rasanya lamaaaaaaaaa banget. Beruntung saya punya temen cerita yang sama-sama menunggu pengumuman ini. Ditambah dengan saya sering-sering cek dan ricek ke forum dan grup pemburu beasiswa monbusho research student dari berbagai negara, cukup melegakan karena informasi mengenai pengumuman 2nd screening memang belum ada.

20 November 2014, di beberapa forum udah heboh kalau pengumuman yang saya tunggu-tunggu sudah ada yang dinyatakan lulus. Saya mulai excited nggak sabar dapat email juga jadinya, soalnya saya belum terima email apa-apa. Akhirnya saya nanyain ke Mas Sanji (temen yg juga lulus monbusho) apa sudah terima email dari Kedubes atau belum. Akk! Ternyata udah. Panik lah saya. Kok saya nggak dapet emailnya?

"Selamat Guh, Lulus!", isi text message dari Mas Sanji setelah saya minta tolongin untuk liatin nama saya apakah ada atau enggak.

Alhamdulillah... sampe speechless karena sempat panik (kayanya saya sering panik). Haha jadi bego banget rasanya. Langsung saya minta di-forward isi notifikasi itu ke email saya buat mastiin sendiri. Soalnya rasanya beda gitu kalo udah lihat nama sendiri di list itu. Haha. Barulah sore harinya saya nerima email dari Kedutaan Besar Jepang bahwa saya lulus dari secondary screening dan ditetapkan sebagai penerima beasiswa research student. Ternyata emailnya agak telat nyampe ke saya. Baiklah, saya aja yang anaknya nggak sabaran.

Selain memberitahukan perihal kelulusan, informasi tersebut juga menginstruksikan saya untuk bergabung di sebuah grup facebook yang dimana nanti seluruh informasi terkait research student akan diinformasikan via grup tsb.

Meski sudah lulus secondari screening, namun penempatan universitas belum ditentukan oleh MEXT. Saya diminta untuk menunggu lagi, tapi nggak begitu lama, hanya sampai awal Januari 2015 saja. Saya mengira-ngira (tapi nggak tau bener sih), kalau dalam rentang waktu itu MEXT akan melakukan koordinasi dengan universitas berdasarkan preferensi yang pernah saya ajukan. 

***

Penempatan Universitas

Awal tahun 2015, saya berharap banget bisa diterima di salah satu universitas terbaik di Jepang (program research student dan selanjutnya inshaAllah bisa lanjut ke master program). Ini adalah awal tahun yang saya nanti-nantikan, awal tahun dimana memasuki masa-masa menjelang pengumuman penempatan universitas, dimanakah nanti saya  akan ditempatkan dari 3 universitas pilihan saya. (loa universitas)

Ternyata dugaan saya bener, hari pertama setelah masa liburan akhir tahun, yaitu tanggal 5 Januari 2015 perwakilan dari Kedubes Jepang memberikan pengumuman via facebook informasi mengenai penempatan universitas. Dan saya... ditempatkan di...



UNIVERSITY OF TSUKUBA !!

Alhamdulillah sesuai dengan harapan saya, University of Tsukuba ini merupakan kampus pilihan pertama saya yang saya ajukan untuk program research student monbusho. 

Saya direncanakan oleh MEXT untuk berangkat ke Jepang dan memulai research program pada April 2015. Hanya sekitar 3 bulan dari pengumuman penempatan universitas ini. Dan artinya, saya mesti persiapkan diri, terutama bahasa dan materi riset yang bisa saya angsur sebelum keberangkatan.

Bismillah, semoga Allah SWT melancarkan niat dan usaha saya menempuh pendidikan di Jepang. Because it's just the beginning :)

***

Kumpulan tulisan saya tentang pengalaman serta tips dan trik mendapatkan beasiswa Monbukagakusho Research Student 2015:

Part 1 - Selayang Pandang

Part 2 - Seleksi Berkas

Part 3 - Kelulusan Seleksi Berkas dan Tes Tertulis

Part 4 - Wawancara

Part 5 - Kelulusan Primary Screening

Part 6 - Mendapatkan Letter of Acceptance

-          Contoh email menghubungi Professor Jepang

Part 7 - Hasil Final

Epilog

Contoh Email untuk Menghubungi Professor Jepang

*) Langkah awal untuk menghubungi professor di Jepang --> baca disini

Email subject : Asking the possibility to enroll as graduate student in your laboratory.

***

Dear Prof. ((Professor Name)),

はじめまして

My name is Teguh Budianto from Indonesia.

As information about me that my undergraduate background is Bachelor of Engineering in Informatics, Faculty of Science and Technology, State Islamic University of Sultan Syarif Kasim Riau, Indonesia. My undergraduate research was related to Information Retrieval and Filtering and Data Mining followed by its successfully published a paper in a national seminar in Indonesia. Furthermore, I was promoted as a teaching assistant in Intelligent System’s class in my undergraduate department, focusing on Information Filtering subjects.

I am planning to continue my study in ((UNIVERSITY's NAME)) in 2015. I have opened your website and interested to join into your laboratory because your laboratory provides research themes which fit very well with my educational background and interests.

I am highly motivated in exploring Artificial Intelligence. As for my research, I am planning to conduct research in Natural Language Processing (NLP) because there are many sides of NLP which have not yet been found. In my future research, I will propose an approach in question answering system using recommendation system to help the questioners find answers more quickly. In general, there are two recommendation approaches used in recommendation system, they are Collaborative Filtering (CF) and Content-Based (CB). Since implementing each approach separately has some drawbacks, such as overspecialization, cold-start problem, and sparsity, researchers have proposed the combination of two or more approaches for tackling those drawbacks. That combination usually is known as hybrid approach. By the reason, I will use hybrid approach in this research, not only for recommending answer or question but also avoiding a proposed model from the weakness of the recommendation method. 

However, if the research is not related to your research interest, I do not mind changing the research topic to your research interest.

For your information, I have passed the primary screening from The Embassy of Japan in my country and have been nominated as an awardees candidate of Monbukagakusho Research Student 2015 via The Embassy of Japan in Indonesia.

I should be grateful and feel honored if you would give me information about the requirements and the chance to join into your laboratory.

For your consideration, I enclose Curriculum Vitae, research proposal and copy of Passing Certificate of The Primary Screening. Please let me know if you are interested and require any further details or documents. I hope to hear it from you in the near future. Thank you in advance for your kindness.

ありがとうございます

--

Sincerely yours,

Teguh Budianto

Email : -- your email here ---

Phone : -- your phone number ---

Monbukagakusho Research Student 2015 (Part 6): Mendapatkan Letter of Acceptance

Sesuai dengan instruksi dari Kedubes Jepang, bahwa setiap kandidat yang lulus primary screening dapat mengambil surat keterangan kelulusan primary screening dan application form yang sudah dicap oleh Bag. Pendidikan Kedubes. Dokumen-dokumen ini dibutuhkan saat mengajukan penerbitan Letter of Acceptance (selanjutnya akan ditulis LoA) di universitas Jepang. 

Letter of Acceptance, ya itulah salah satu berkas yang harus dilengkapi oleh semua kandidat penerima beasiswa Monbusho yang lulus di primary screening agar bisa direkomendasikan oleh Kedubes ke MEXT di Jepang.  LoA yang diperoleh adalah LoA yang hanya bisa digunakan apabila kita lulus tahap akhir (secondary screening) dari MEXT nantinya. Dan LoA yang dimaksud ini adalah surat keterangan resmi dari universitas bahwa professor bersedia menerima kita untuk menjadi mahasiswa riset di laboraratoriumnya, jadi bukan serta merta bisa langsung diterima sebagai mahasiswa program S2 atau S3 di universitas bersangkutan. Kita hanya diperbolehkan untuk mengajukan maksimal 3 LoA saja kepada MEXT, dalam hal ini kita cukup mengirimkan LoA dan berkas yang diminta ke Kedubes Jepang. Untuk urusan selanjutnya ke MEXT, akan di-handle oleh Kedubes. 

Dokumen yang dikeluarkan Kedubes tersebut (surat kelulusan primary screening, dll) mulai bisa diambil tanggal 14 Juli 2014. Tentu semakin cepat akan semakin baik. Satu minggu berlalu, dan saya belum sempat ke Kedubes untuk mengambil dokumen tsb. Saya agak nggak enak izin dari kantor terus-terusan karena hari-hari itu menjelang libur lebaran dan ada kerjaan yang memang sudah mepet banget dan harus dikerjakan dengan segera. Yang bikin dilema adalah, kalau saya nunggu kerjaan ini selesai dan izin ke Kedubes, jangan-jangan malah Kedubes-nya udah tutup duluan karena liburan Idul Fitri. Saya coba sharing ke Mas Sanji (yang waktu itu sama-sama wawancara dengan saya), kebetulan memang sudah bertukar informasi sejak kelulusan primary screening lalu, bahwa saya belum bisa ambil dokumen itu. Mas Sanji pun sama, belum ada waktu untuk ke Kedubes di minggu itu. Setelah ngobrol-ngobrol santai via Whatsapp, Mas Sanji bilang kalau nanti dia ke Kedubes, dia akan coba ambilkan dokumen saya. Alhamdulillah… jadilah beberapa hari setelah obrolan itu Mas Sanji mengambilkan dokumen saya dan mengirimkannya lewat jasa pengiriman ke alamat saya (terima kasih banyak Mas Sanji).

Menjelang masa-masa menanti kiriman dokumen dari Mas Sanji, dan itu hanya 9 hari menjelang libur cuti lebaran, saya sekalian mulai bergerilya mencari professor yang bersedia untuk mengisikan Letter of Acceptance saya. Pencarian professor sebenarnya bisa dilakukan jauh sebelum kelulusan primary screening, sehingga nggak kelabakan (kaya saya) untuk mendapatkan LoA di sisa waktu yang hanya 1 bulan-an ini. Jadilah saya niatin ngirim email sebanyak-banyaknya sampai ada professor yang bersedia menerima saya.

***

Awalnya saya hubungi dosen saya Bapak Alwis Nazir yang sedang berada di Jepang, beliau lulusan PhD dari Gifu University. Saya meminta saran dari beliau untuk menentukan universitas pilihan. Pak Alwis membantu saya dengan menanyakan ke PPI Jepang perihal ini bahwa ada mahasiswanya (red: saya) yang membutuhkan informasi mengenai LoA untuk Monbusho, padahal saya seharusnya bisa sendiri bertanya ke PPI Jepang. Saya bener-bener jadi merepotkan Pak Alwis, duh. Beruntung ada beberapa teman-teman PPI Jepang yang merespon, dan saya coba terapkan sebagai salah satu alternatif mendapatkan LoA. Pak Alwis (lagi-lagi) juga membantu saya dengan menghubungi kenalannya di Jepang, salah satu professor di Gifu University. Esoknya beliau memang ada jadwal untuk menemui professor Gifu (sensei) tersebut, di moment itulah Pak Alwis menanyakan apakah sensei membutuhkan mahasiswa untuk research student dan saya diminta untuk mengirimkan email beserta research plan saya ke sensei. "Katanya", akan semakin baik jika kita mendapat rekomendasi dari salah seorang yang pernah studi di Jepang. Karena hubungan baik professor dengan rekan kita tersebut akan membawa dampak baik untuk hubungan kita dengan professor. Tentu saja dengan catatan bahwa kitanya sendiri tidak melakukan hal yang macam-macam saat berkorespondensi, lebih-lebih ketika sudah sampai di Jepang.

Keesokan harinya, professor Gifu tersebut membalas email saya bahwa beliau sudah mendengar tentang saya dari Pak Alwis. Tapi sayangnya beliau sendiri tidak bisa menerima saya --- saya kurang tau alasannya --- tapi beliau menawarkan saya dengan mengontak 3 professor lain yang ada di department-nya apakah membutuhkan mahasiswa baru atau tidak. Dan… sayangnya tidak ada satupun yang bersedia menerima saya. Haha pukulan telak dipercobaan pertama, tidak apalah “mungkin ada yang lebih baik, nanti…” saya mencoba menghibur diri. Saya membalas email professor Gifu ini sekalian berterima kasih. Lalu, saya melupakan Gifu University dari universitas tujuan saya dan move-on dengan tertatih-tatih ke universitas lain. halah.

Tidak hanya bercerita tentang universitas di Jepang, Pak Alwis juga banyak cerita mengenai kehidupan di Jepang, mulai dari pilihan kota tempat tinggal, biaya hidup, me-manage living allowance beasiswa dan tips berkomunikasi dengan professor Jepang. Satu hal penting yang saya ingat, tata krama itu sangat penting di Jepang, karena professor adalah orang yang sangat dihormati disana. Saran-saran dari Pak Alwis sangat membantu saya, --- terima kasih Pak Alwis --- dan menjadi bekal bagi saya saat memilih universitas/laboraturium dan berkorespondensi dengan professor Jepang selanjutnya.

***

Melanjutkan ikhtiar saya mendapatkan LoA, yang saya lakukan adalah tentu saja dengan mencari informasi mengenai professor dan lab yang sesuai dengan minat studi saya. Tidaklah sulit rasanya untuk menemukan informasi tersebut. Berbagai cara saya coba lakukan untuk bisa berkomunikasi dengan professor. Beberapa cara tersebut antara lain --- pertama-tama --- tentu cukup efektif dengan mencari via google, misalnya dengan keyword: "natural language processing laboratory", atau "natural language processing in university of tsukuba". Cara lainnya, bisa dengan langsung mengunjungi website universitas tujuan, biasanya informasi mengenai lab, professor, berserta nomor kontaknya ada di bagian menu "Graduate School->Faculties", atau "Education and Research -> Laboratory" atau "International Student". Kira-kira seperti itu. Jika rasanya masih sulit juga untuk menemukan informasi mengenai professor dan laboratoriumnya, silakan saja untuk menghubungi pihak International Student Division. Disana kita bisa bertanya tentang prosedur pengerbitan LoA dan tentang calon supervisor yang kita inginkan. Nanti divisi tersebut yang akan membantu kita agar dapat berkorespondensi dengan professor di universitas mereka.

Dari list kontak email professor yang saya dapatkan, saya coba untuk meghubunginya satu-persatu. Terhitung ada sekitar 7 professor yang saya hubungi dalam 2 minggu awal pencarian LoA saya (sekitar akhir Juli s/d awal Agustus '14). Email-email tersebut saya kirimkan ke professor di University of Tsukuba, Nagoya University, Ritsumeikan University, Japan Advanced Institute of Science and Technology, Nara Institute of Science and Technology, Nagoya Institute of Technology, dan Yokohama National University. Selain itu, tentu saja saya tidak lupa pula untuk menghubungi Prof. AF di Tokyo Institute of Technology (Tokyo Tech) yang pernah waktu itu memberikan kesediaan untuk menerima saya. 

Saat mengirimkan email ke professor Jepang, gunakanlah bahasa yang sopan dan tidak salah juga kalau meminta seseorang yang jago bahasa inggrisnya untuk merevisi tata bahasa dari email kita tersebut. Konten yang saya masukkan ke dalam email tersebut berisikan perkenalan singkat dan latar belakang saya, maksud dan tujuan mengirimkan email, deskripsi singkat dari rencana riset, dan ucapan terima kasih atas waktu yang diberikan professor untuk membaca email saya, serta melampirkan soft-copy surat keterangan lulus primary screening, proposal riset dan CV [contoh email korespondensi ke professor].

***

University of Tsukuba

Satu-persatu surat balasan masuk ke inbox saya, yang pertama membalas adalah professor di University of Tsukuba. Beliau menanyakan tentang mata kuliah kalkulus yang pernah saya ambil selama S1 dan materi apa yang saya dapat dari kuliah itu. Saya pikir tadinya bakalan diminta buat ngerjain soal matematika, panic!, udah lama banget tidak bersinggungan dengan kalkulus ditambah lagi saya ngga jago di matematika. loh? haha untungnya cuma ditanya gitu doang, syukurlah. Selain itu juga beliau meminta saya mengirimkan copy dokumen tambahan lainnya seperti sertifikat bahasa Inggris atau Jepang, publikasi ilmiah, dan proposal riset (saat itu saya lupa melampirkan proposal riset di email pertama). Setelah berkorespondensi beberapa kali dan beberapa pertimbangan dari beliau, akhirnya beliau bersedia untuk memberikan LoA kepada saya. Beliau mengirimkan email kepada saya, dengan melampirkan copy LoA, bahwa LoA sudah beliau kirimkan ke alamat saya. Sekitar satu minggu, akhirnya, saya mendapatkan kiriman LoA dari professor di Unversity of Tsukuba tersebut. Ini bener-bener LoA yang pertama kali saya dapatkan, rasanya seneeeeeeng banget dan lega karena setidaknya punya satu LoA ditangan.

Nara Institute of Science and Technology (NAIST)
Email kedua datang dari professor di Nara Institute of Science and Technology (NAIST). Awalnya saya mengirimkan email secara langsung ke professor ini. Saya menunggu sangat lama, sekitar 2 minggu dan tidak ada balasan. Saya nggak sabar dan nyoba untuk nyari-nyari cara lain agar bisa berkorespondensi dengan professor ini. Ternyata dari yang saya baca di websitenya, kalau di NAIST calon mahasiswa yang lulus primary screening bisa menghubungi pihak International Student Division perihal pengeluaran LoA. Jadi saya coba menghubungi International Student Division di NAIST untuk menanyakan prosedur pengajuan LoA dan minta untuk bisa dihubungkan dengan professornya. Seorang dari International Student Division membalas email saya dan meneruskan email saya ke calon supervisor saya. Keesokan harinya, email saya dibalas oleh professor di NAIST, beliau meminta saya untuk bisa berdiskusi tentang proposal riset saya, hanya diskusi ringan saja. Beberapa kali bertukar surat lewat email, beliau sadar kalau pernah menerima email saya yang pertama (itu sudah lama sekali) dan itu masuk ke kotak SPAM. (((KOTAK SPAM))) sodara-sodara. Jadi saya tidak heran kalau ada professor yang sangat lama sekali membalas email saya. Wajar saja, yang mengirimkan email ke professor bukan hanya saya seorang. Mungkin setiap hari ada saja yang mengirimkan email ke beliau. Pada akhirnya beliau bersedia untuk memberikan LoA kepada saya dan mengatakan kalau alamat email saya sudah tidak difilter ke SPAM lagi. Syukurlah... Saya jadi merasa sangat spesial. haha. LoA yang sudah ditandatangi oleh beliau akan dikirimkan oleh perwakilan international student division ke alamat saya. Yeay!!! LoA kedua!!! :D

Nagoya Institute of Technology (NITech)
Selanjutnya, LoA ketiga saya datang dari professor yang ada di Nagoya Institute of Technology (NITech). Saya lebih banyak berkorespondensi dengan assistant professor-nya dan seorang dari international student division di NITech. Jadi memang assistant professor ini yang mewakili beliau berkirim pesan dengan saya. Awal ceritanya memperoleh LoA dari NITech, saya cuma kirim email sekali saja ke professor bersangkutan. Nggak sampe seminggu email saya udah dibalas dan direspon positif oleh assistant professor-nya. Beliau menyatakan bahwa professor NITech telah bersedia menerima saya di lab-nya dan sudah membaca proposal riset yang saya kirimkan via email. Dari assistant-nya tersebut, saya diminta untuk berkorespondensi dengan salah seorang staff di international student division perihal penerbitan LoA. Calon professor saya ini akan mengisi LoA untuk saya dan menandatanganinya. Beberapa hari berikutnya LoA saya dikirimkan oleh staff tadi dan saya terima sekitar 5 hari berikutnya. Yuhuuuuu... LoA ketiga!!!

***

Alhamdulillah, lengkap sudah 3 LoA.

Bagaimana dengan professor lain yang sudah saya hubungi? Seorang professor di JAIST membalas, tetapi topik risetnya sedikit berbeda dengan saya dan selebihnya tidak membalas sama sekali. Pikir saya, selain professornya memang sedang sibuk banget atau seperti pengalaman sebelumnya, kemungkinan besar email saya masuk ke kotak SPAM. haha.

Atau kondisi lainnya, kampus yang kita tuju memang sedang tutup atau masa liburan. Pengalaman saya saat berkorespondensi dengan pihak international student division di NAIST, dipertengahan Agustus seorang staff mengatakan bahwa kampus akan tutup selama beberapa hari karena di Jepang memang sedang liburan (summer vacation). Sehingga mereka sedikit menunda penerbitan LoA saya dan akan dikirim setelah liburan selesai. Ini juga menjadi indikasi bahwa professor/staff kampus yang kita kirimi email bisa saja sedang liburan dan kita harus menghargai itu. Sama halnya seperti kita yang sedang libur lebaran, pasti males banget kalau ada email kerjaan yang masuk ke kotak surat. lol. 

Lalu bagaimana dengan professor yang di Tokyo Tech yang sempat menerima saya Oktober 2013 lalu? Sayangnya professor di Tokyo Tech tidak membalas lagi email saya yang terakhir, padahal selama ini beliau selalu asik untuk diajak berdiskusi (bahkan sampe rela-rela menyediakan waktu untuk saya mempresentasikan proposal saya ke beliau via Skype). Hmm... mungkin saja karena beliau masih ragu untuk menerima saya lagi karena proposal riset saya tidak terlalu banyak berubah dari aplikasi saya sebelumnya ke Tokyo Tech. Saya memang cerita ke beliau kalau saya cuma mengembangkan sedikit dari proposal riset saya yang lalu. Soalnya, kalau saya tidak cerita saya takut beliau kecewa menerima riset saya tersebut. Ya seperti itulah, meski saya sudah seneng banget sama professor ini (ngerasa klop, cieee~) saya harus terima fakta kalau saya harus berpindah ke professor yang lain. 

Anyway, ketiga letter of acceptance yang saya terima masing-masing dari University of Tsukuba, Nara Institute of Science and Technology, dan Nagoya Institute of Technology menjadi tiket untuk memasuki babak baru bagi saya agar bisa direkomendasikan ke tahap secondary screening oleh MEXT di Jepang. Pencarian LoA ini (mungkin saja) jadi ikhtiar saya terakhir dalam mengikuti proses seleksi beasiswa Monbukagakusho 2015, sebab saya hanya tinggal menunggu dan berdoa untuk hasil pengumuman final di awal Januari 2015 nanti tentang status saya apakah status "Calon Penerima" bisa berubah menjadi "Penerima" beasiswa Monbukagakusho Research Student 2015.

***

Kumpulan tulisan saya tentang pengalaman serta tips dan trik mendapatkan beasiswa Monbukagakusho Research Student 2015:

Part 1 - Selayang Pandang

Part 2 - Seleksi Berkas

Part 3 - Kelulusan Seleksi Berkas dan Tes Tertulis

Part 4 - Wawancara

Part 5 - Kelulusan Primary Screening

Part 6 - Mendapatkan Letter of Acceptance

-          Contoh email menghubungi Professor Jepang

Part 7 - Hasil Final

Epilog

Monbukagakusho Research Student 2015 (Part 5): Kelulusan Primary Screening

Siapa bilang menunggu itu adalah hal yang membosankan? Hhmm, sesungguhnya menunggu itu nggak hanya nge-bosenin tapi juga bikin dag-dig-dug, cemas, khawatir berlebihan dan nggak sabar pengen cepet-cepet tiba waktu yang dinantikan, 11 Juli 2014.

Pagi 11 Juli 2014 saya sudah datang ke kantor, kebetulan memang ada project baru yang akan digarap sama department tempat saya bekerja. "Wah! pasti seru!", saya selalu excited sama hal-hal baru, project baru artinya ilmu baru dan setidaknya membuang sedikit beban kerjaan lama (tapi belom tentu juga dibuang sih. lol) untuk menatap project baru yang lebih cerah. halah. Karena project baru, jadinya minggu-minggu awal Juli 2014 udah sering meeting untuk bahas project ini. Saya (biasa...) kebagian porsi untuk program beberapa modul aplikasi saja, untungnya tim di department itu ada banyak. hehe.

Udah sekitar seminggu saya selalu cek website Kedubes Jepang, kalau-kalau, informasi kelulusan wawancara & tes tulis udah nongkrong manis di page-content websitenya. Eh, ternyata Kedubes Jepang ini beneran tepat waktu, 11 Juli pukul 11:07 (sengaja biar sensasional) Kedubes Jepang merilis nama-nama peserta yang lulus tes wawancara dan tertulis menjadi "calon penerima beasiswa" Monbukagakusho 2015. Ya Allah... saya nggak fokus lagi sama isi materi rapat pagi itu. 

Pengumuman Hasil Seleksi Wawancara Beasiswa Monbukagakusho Program Research Student 2015. (11 Juli 2014)

Buru-buru saya buka dan klik link pengumumannya, dengan sentuhan ujung jari pada layar handphone saya maka terbukalah halaman PDF berisikan informasi kelulusan primary screening. Saya menarik nafas dalam-dalam sebelum akhirnya scroll kebawah layar handphone untuk mengecek nama saya di list itu. Nggak sabar tapi takut juga menghadapi kenyataan yang buruk. Dan... Alhamdulillah, ada nama saya disalah satu nama yang diumumkan oleh Kedubes Jepang. Saya senang bukan main, pengen teriak tapi sedang meeting, pengen salto tapi takut encok, yaudah deh saya akhirnya milih untuk senyum-senyum sendiri aja. Menikmati hasil lelah-lelah seleksi yang lalu cukup membuahkan hasil yang baik sampai hari ini. Saya lihat ada nama Mas Sanji dan Kak Yumi di list itu, peserta monbusho juga yang ketemu di Kedubes saat wawancara tempo hari. Saya masih setengah nggak percaya, ini kepercayaan dan tanggung jawab besar jadi salah satu kandidat untuk Monbusho. Rasanya seneeeeeengggg... bangeeeeeet! :D

Pada akhirnya, ditengah-tengah meeting saya sadar bahwa ini beneran. "Ini beneran lho Guh", berusaha meyakinkan diri sendiri. Setelah ada waktu longgar di kantor, saya baca-baca lagi petunjuk yang diberikan oleh Kedubes tentang apa yang selanjutnya harus saya lakukan. Ada beberapa hal penting yang harus dilakukan untuk setiap kandidat yang akan direkomendasikan oleh Kedubes, yaitu:
1. Melakukan konfirmasi bahwa kita bersedia untuk direkomendasikan ke MEXT.
2. Mengirim lagi berkas-berkas yang pernah kita kirim saat seleksi administrasi, 
3. Mengambil surat keterangan lulus primary screening dan application form yang sudah di cap oleh Kedubes. Kedua berkas ini digunakan untuk mendapatkan LoA dari universitas Jepang.
4. dan mengumpulkan maksimum 3 Letter of Acceptance dari universitas Jepang. 

Ada yang perlu digaris bawahi dan perlu ditekankan, bahwa peserta yang lulus primary screening tidak serta merta langsung menjadi penerima beasiswa research student. Nah ini dia yang jadinya buat saya mikir kalau senang-senangnya cukup disini dulu aja, karena masih ada babak penentuan akhir perjalanan untuk menjadi penerima beasiswa sesungguhnya. Ada proses seleksi selanjutnya yang disebut dengan secondary screening.  Tahap ini dilakukan oleh MEXT di Jepang untuk melihat kembali kelayakan seorang kandidat. Makanya semua kandidat diminta untuk mengirim ulang dokumen-dokumen administrasia beasiswa, karena dokumen ini akan diteruskan Kedubes ke MEXT di Jepang. Jadi saya belum bisa sepenuhnya bernafas lega dengan hasil primary screening ini. Di secondary screening sendiri seperti apa prosesnya dan seperti apa kriteria penilaiannya saya juga belum tau, tapi  mungkin saja memang tidak diberi tahu, mengingat kerahasiaan proses seleksi. Apakah di secondary screening semua kandidat akan berangkat ke Jepang? Kalau pertanyaan ini tergantung hasil dari MEXT, dengar-dengar dari Staff Kedubes kalau kesempatannya cukup besar kalau udah lulus dari primary screening. Karena dari mereka juga saya tahu kalau tahun lalu yang lulus primary screening diberangkatkan semua. Ya semoga saja untuk tahun 2015 ini juga akan diberangkat kan semua. Saya masih cemas ini, sudah sejauh ini rasanya perjuangan dan pengorbanan saya :)

Mengumpulkan dokumen secondary screening 

Selang beberapa hari setelah tanggal kelulusan, saya langsung kirim email konfirmasi ke Kedubes bahwa saya (tentu saja) bersedia untuk melanjutkan ke seleksi selanjutnya, secondary screening. 

Seperti yang sebelumnya saya ceritakan, kalau Kedubes meminta kita untuk mengumpulkan lagi berkas-berkas yang hampir sama dengan saat seleksi dokumen awal. Hanya saja saya diminta untuk melampirkan certificate of health, form-nya telah disediakan oleh Kedubes Jepang. Jadi tinggal request saja sama dokter tempat kita melakukan medical checkup. Cerita pengalaman peserta tahun-tahun sebelumnya, untuk Application Form, Field of Study and Study Program, Recommendation Form, dan Certificate of Health diberikan berupa form asli dari Kedubes, sementara di tahun 2015 form-form tersebut diberikan berupa soft-copy (ext .docx), jadi bisa lebih enak ngisinya dengan ketikan di Ms.Word. Jadi gak susah nulis tangan dokumen sebanyak itu.

Bagi saya, mengumpulkan berkas-berkas untuk secondary screening ini cukup repot juga. Terutama bagian surat rekomendasi dari universitas asal. Karena saya udah nggak menetap di Pekanbaru lagi dan entah bagaimana caranya saya minta ke dosen saya untuk mengisi surat rekomendasi. Masa saya harus pulang ke Pekanbaru buat minta surat itu? Sungguh budget saya udah menipis :)). Setelah pemikiran panjang, akhirnya saya coba minta tolong kesediaan teman sekampus saya, Risqa, yang kebetulan memang bekerja di kampus untuk mewakili saya meminta surat rekomendasi ke dosen itu. Saya nulis surat permohonan juga buat dilampirkan ke dosen saya, berserta dengan surat rekomendasi yang akan ditanda tangani. Untungnya prosesnya lancar dan dokumennya bisa sampai ke saya dengan selamat. Saya untuk kesekian kalinya berterima kasih atas kebaikan teman saya ini. Wallahualam kalau Risqa nggak bisa membantu saya waktu itu. Alhamdulillah-nya bisa :D

Dokumen lainnya, saya rasa tidak ada masalah, mungkin yang perlu saya kejar adalah certificate of health. Saya seumur-umur belom pernah jalanin general medical checkup. hehe... Karena saya rasa nggak ada salahnya untuk cek kesehatan, saya nyari rumah sakit di dekat-dekat saya tinggal. Saya direkomendasikan oleh teman saya ke RS. Mitra Keluarga Cikarang, kebetulan juga itu yang paling deket, yaudah saya jalan aja kesana. Setelah saya tanya-tanya, dan jelasin keperluan saya untuk diisikan form kesehatan itu. Petugasnya jawab kalau rumah sakitnya bisa memenuhi kebutuhan saya tersebut. Pelayanan rumah sakitnya juga baik kok. Jadilah saya jalanin medical checkup sesuai dengan item-item yang harus di cek di dalam certificate of health.   Jangan lupa untuk memastikan bahwa dokternya mengisi dokumen tersebut dalam bahasa inggris. Untuk hasilnya bisa diambil selang 1 hari kerja. Nah, kalau untuk biayanya, saya ngerasanya cukup mahal sih, tapi untuk ukuran kesehatan nggak tau juga mahal atau gak yang jelas saya habisnya 700rb (lumayan juga nih nominalnya). Kalau cerita-cerita sama Mas Sanji, dia-nya tes di labor Prodia dengan biaya 670rb dan bisa diambil hasilnya setelah 3 hari kerja. Ya... beda-beda sedikitlah yaa :)

Dateline yang diberikan Kedubes Jepang untuk mengumpulkan dokumen-dokumen kembali (selain LoA dan attachment form) adalah sekitar 2 minggu sejak diterbitkannya informasi kelulusan. Waktu terakhirnya adalah selang 1 hari setelah libur cuti Idul Fitri. Mepet banget kalau ngirim dokumen dihari itu. Jadi saya mesti ngirim berkasnya sebelum Idul Fitri, biar pada saat ngirim, dokumen saya nyampe ke Kedubes sebelum lebaran. Takut juga sih ngirim pas lebaran, Kedubesnya jelas tutup dan pak pos nya juga mau lebaran juga kali. haha >_<

Setelah mengumpulkan dokumen-dokumen itu, saya masih punya kewajiban untuk mengumpulkan dokumen lainnya yang sama pentingnya, yaitu Letter of Acceptance dan attachment form. Attachment form sendiri adalah form yang kita isi dengan pilihan universitas yang akan kita tuju untuk study nanti di Jepang, ini tergantung dari LoA yang kita dapat (maksimal 3 LoA). Untuk batas pengumpulan LoA, Kedubes masih memberi kelonggaran hingga tanggal 5 September 2014, atau sekitar 1,5 bulan dari pengumuman kelulusan primary screening. Nah, ini dia nih hal yang seru selanjutnya saat saya bergerilya untuk mendapatkan Letter of Acceptance dari professor/universitas di Jepang. Semoga proses berburu letter of acceptance ini lancar jaya.

Ceritanya bisa disimak di postingan selanjutnya (link masih belum ada).

***

Kumpulan tulisan saya tentang pengalaman mendapatkan beasiswa Monbukagakusho Research Student 2015:

Part 1 - Selayang Pandang

Part 2 - Seleksi Berkas

Part 3 - Kelulusan Seleksi Berkas dan Tes Tertulis

Part 4 - Wawancara

Part 5 - Kelulusan Primary Screening

Part 6 - Mendapatkan Letter of Acceptance

-          Contoh email menghubungi Professor Jepang

Part 7 - Hasil Final

Epilog