Part ini merupakan kelanjutan dari cerita saya tentang Monbusho Research Student 2015 yang lalu. Dengan bermodalkan motivasi untuk bisa sekedar daftar Monbusho (jelek banget motivasinya), akhirnya saya berjuang keras (berlebihan aja ini) untuk mengumpulkan berkas-berkas administrasinya. Pendaftaran Monbusho research student 2015 dibuka pada tanggal 1 April - 24 April 2015. Untuk tahun-tahun sebelumnya juga sekitar bulan April, jadi bersiaplah sebelum bulan April setiap tahunnya untuk mengikuti seleksi beasiswa Monbusho.
Persyaratan Pelamar Beasiswa
- Lahir pada dan setelah tanggal 2 April 1980.
- IPK minimal 3.0 dari tingkat perguruan tinggi terakhir
- Nilai TOEFL-PBT minimal 550 atau TOEFL-IBT 79 atau IELTS Minimal 6.0, atau nilai Japanese Language Proficiency Test (JLPT) minimal level 2/N2. (TOEIC tidak dapat digunakan).
- Memilih bidang studi yang sama dengan disiplin ilmu sebelumnya.
- Bersedia belajar bahasa Jepang bagi yang tidak menguasai bahasa Jepang.
- Sehat jasmani dan rohani.
Dari persyaratannya, di saya tidak ada masalah. Insha Allah sudah memenuhi kualifikasi minimum untuk mendaftar beasiswa Monbusho. Mungkin yang perlu diperhatikan adalah, untuk sertifikat kecapakan bahasa-nya. Disana tersedia berbagai pilihan sertifikat, saya waktu itu gunakan TOEFL-ITP saja dan masih diperbolehkan. Untuk persyaratan ini, bisa dilihat bahwa poin-poinnya cukup general. Serupa dengan kebanyakan syarat beasiswa lainnya.
***
Informasi berkas yang dibutuhkan bisa dilihat disini (*siapa tahu tahun-tahun berikutnya ada berkas lain yang dibutuhkan). Berkas-berkas yang dibutuhkan untuk research student 2015 antara lain yaitu application form, field of study and research program, foto terbaru, copy-an transkrip dan ijazah, surat rekomendasi, abstract thesis dan copy sertifikat kecakapan bahasa. Saya akan coba bahas satu-satu bagaimana saat itu saya mengumpulkan berkasnya. Untuk semua form isian, diisi dengan bahasa Inggris ya, atau kalau memang bisa ditulis dalam bahasa Jepang akan lebih baik.
Informasi berkas yang dibutuhkan bisa dilihat disini (*siapa tahu tahun-tahun berikutnya ada berkas lain yang dibutuhkan). Berkas-berkas yang dibutuhkan untuk research student 2015 antara lain yaitu application form, field of study and research program, foto terbaru, copy-an transkrip dan ijazah, surat rekomendasi, abstract thesis dan copy sertifikat kecakapan bahasa. Saya akan coba bahas satu-satu bagaimana saat itu saya mengumpulkan berkasnya. Untuk semua form isian, diisi dengan bahasa Inggris ya, atau kalau memang bisa ditulis dalam bahasa Jepang akan lebih baik.
1. Lembar printout konfirmasi registrasi online
Mungkin berkas ini baru ada di tahun 2015, karena sebelum-sebelumnya nggak ada applicants yang ngasih info soal ini. Untuk mendapatkan salinan berkas ini kita sebelumnya diwajibkan untuk melakukan registrasi secara online via http://register.beasiswamext.or.id, isiannya juga sekedar data pribadi kita. Dari sini kita akan menerima email konfirmasi dan isi email tersebut kita print untuk memenuhi berkas ini. Cukup itu saja :)
2. Application Form (bisa didownload)
Application form isiannya lebih ke data pribadi kita sebagai pelamar. Nggak terlalu ribet kalau yang ini, hanya jangan sampai membuat kesalahan pada saat pengisian. Jadi teliti saja saat mengisinya, saat itu kalau saya ketik, saya print dan saya baca ulang sampe beneran yakin kalau tidak ada kesalahan pengetikan. Terakhir saya tanda tangani dibagian signature itu.
3. Field of Study and Research Program (bisa didownload)
Saya akui ini adalah form yang paling sulit untuk diisi, saya gunakan research proposal yang pernah saya presentasikan ke Prof. AF (ceritanya disini) dan saya ubah formatnya ke dalam bentuk form yang disediakan panitia seleksi monbusho. Beruntung banget kan saya? Jadi secara tidak langsung, isian untuk form ini sudah saya siapkan jauh-jauh hari. Saya total banget pokoknya disini.
Ada 3 pertanyaan yang harus diisi dari form ini dan saya coba perinci lagi setiap pertanyaannya, yaitu:
a. Present field of study
Saya ceritakan ringkas saja mengenai study saya selama di S1, saya tambahkan saat itu saya mengerjakan topik tugas akhir tentang apa dan tujuan serta benefit dari tugas akhir saya tersebut. Saya tulis juga bahwa tugas akhir saya tersebut dipublikasikan pada seminar nasional di kampus saya. Bagian ini saya tulis dengan 1 paragraph saja. Versi saya seperti itu, mungkin teman-teman lain punya saran yang lebih baik, maklum saya juga tidak ada panduan rinci saat itu. Hanya baca-baca tips dari blog saja.
b. Your research theme after arrival in Japan: Clearly explain the research you wish to carry out in Japan
Kalau ini saya nulisnya tentang motivasi saya tenang rencana riset, benefit dari riset itu sendiri nantinya seperti apa, dan kenapa riset tersebut penting. Terus saya coba jelaskan (rangkuman dari riset proposal saya) apa yang akan saya lakukan nanti secara teknis dan apa yang akan dihasilkan dari riset tersebut. Semakin jelas mendeskripsikannya tentu akan semakin baik, buatlah kesan bahwa kita siap untuk melakukan riset tersebut. Bagian ini saya tulis dalam 3 paragraph.
c. Study program in Japan: (Describe this in detail and concretely—particularly about the ultimate goal of your research in Japan)
Ini saya cuma nulis "Attached in separated paper". Iya seriusan, saya cuma nulis itu aja. haha... Isi sesungguhnya dari poin ini ada di proposal riset yang saya sertakan di form ini. Saya coba kasi gambaran umum isi dari proposal riset saya, saya ngikutin pola penyusunan proposal riset kebanyakan orang kok.
2. Application Form (bisa didownload)
Application form isiannya lebih ke data pribadi kita sebagai pelamar. Nggak terlalu ribet kalau yang ini, hanya jangan sampai membuat kesalahan pada saat pengisian. Jadi teliti saja saat mengisinya, saat itu kalau saya ketik, saya print dan saya baca ulang sampe beneran yakin kalau tidak ada kesalahan pengetikan. Terakhir saya tanda tangani dibagian signature itu.
3. Field of Study and Research Program (bisa didownload)
Saya akui ini adalah form yang paling sulit untuk diisi, saya gunakan research proposal yang pernah saya presentasikan ke Prof. AF (ceritanya disini) dan saya ubah formatnya ke dalam bentuk form yang disediakan panitia seleksi monbusho. Beruntung banget kan saya? Jadi secara tidak langsung, isian untuk form ini sudah saya siapkan jauh-jauh hari. Saya total banget pokoknya disini.
Ada 3 pertanyaan yang harus diisi dari form ini dan saya coba perinci lagi setiap pertanyaannya, yaitu:
a. Present field of study
Saya ceritakan ringkas saja mengenai study saya selama di S1, saya tambahkan saat itu saya mengerjakan topik tugas akhir tentang apa dan tujuan serta benefit dari tugas akhir saya tersebut. Saya tulis juga bahwa tugas akhir saya tersebut dipublikasikan pada seminar nasional di kampus saya. Bagian ini saya tulis dengan 1 paragraph saja. Versi saya seperti itu, mungkin teman-teman lain punya saran yang lebih baik, maklum saya juga tidak ada panduan rinci saat itu. Hanya baca-baca tips dari blog saja.
b. Your research theme after arrival in Japan: Clearly explain the research you wish to carry out in Japan
Kalau ini saya nulisnya tentang motivasi saya tenang rencana riset, benefit dari riset itu sendiri nantinya seperti apa, dan kenapa riset tersebut penting. Terus saya coba jelaskan (rangkuman dari riset proposal saya) apa yang akan saya lakukan nanti secara teknis dan apa yang akan dihasilkan dari riset tersebut. Semakin jelas mendeskripsikannya tentu akan semakin baik, buatlah kesan bahwa kita siap untuk melakukan riset tersebut. Bagian ini saya tulis dalam 3 paragraph.
c. Study program in Japan: (Describe this in detail and concretely—particularly about the ultimate goal of your research in Japan)
Ini saya cuma nulis "Attached in separated paper". Iya seriusan, saya cuma nulis itu aja. haha... Isi sesungguhnya dari poin ini ada di proposal riset yang saya sertakan di form ini. Saya coba kasi gambaran umum isi dari proposal riset saya, saya ngikutin pola penyusunan proposal riset kebanyakan orang kok.
- Research theme
- Introduction
- Motivation
- Related results
- Objectives
- Research Planning
- References
Proposal risetnya saya minta tolong Ismail untuk kasi masukan (ini saya minta tolongnya sejak 6 bulan sebelum saya daftar monbusho, haha) terhadap riset proposal saya. Waktu itu Ismail bilang kalau isinya terlalu umum dan kurang kelihatan benefit dari riset tersebut. Jadilah saya rombak lagi biar lebih jelas seperti apa kontribusi dari riset saya nantinya. Proposal riset saya sejumlah 4 lembar saja. Proposal riset ini harus bagus, menarik dan punya kontribusi yang jelas. (*saya merasa saya lulus seleksi berkas karena proposal riset ini, meski dokumen lain juga menjadi pertimbangan.
4. Foto 3.5 x 4.5 cm (ditempel, *bukan diprint* pada application form, dan diambil 6 bulan terakhir)
Nah! yang ini udah jelas banget, di application form ada slot untuk nempelin foto. Gunakanlah foto dengan kualitas hasil cetak yang bagus. Kalau perlu ambil foto baru yang emang khusus buat daftar monbusho, kaya saya. Please jangan paksa saya untuk nampilin fotonya disini. haha.
Sewaktu di tempat foto saya minta ukuran 3.5x4.5cm, tapi nggak bisa karena udah ada ukuran sendiri buat nyetaknya. Jadilah saya pakai yang ukuran 4x6cm saja, karena 3x4cm itu terlalu kecil saat ditempelin ke application form.
5. Copy transkrip nilai yang dilegalisir (*dalam bahasa Inggris/Jepang).
Bisa diminta dari kampus masing-masing. Kebetulan di kampus saya, transkrip dan ijazah sudah dwibahasa (Indonesia dan Inggris). Jadi tinggal dicopy dan dilegalisir saja. Jika kampus tidak menyediakan versi berbahasa Inggrisnya, bisa pakai jasa penerjemah tersumpah untuk mentranslate-nya ke bahasa Inggris.
6. Copy ijazah yang dilegalisir atau surat keterangan lulus (*dalam bahasa Inggris/Jepang)
Sama nih dengan no.5. Kalau memang belum lulus, silakan ajukan surat keterangan lulus dari kampus.
7. Surat rekomendasi dari universitas (form bisa didownload)
Saya waktu itu mau minta rekomendasi dari Pembimbing saya sewaktu ngerjain tugas akhir, tetapi Ibu nya sudah pindah tugas ke Universitas lain. Jadilah saya cari dosen lain yang bersedia untuk memberikan saya rekomendasi. Saya pake rekomendasi dari Wakil Dekan di Fakultas saya kuliah. Ibunya baik dan support banget sama alumni/mahasiswa yang mau kuliah lagi. Padahal saya cuma ketemu beberapa kali saja. Mintalah pemberi rekomendasi untuk mengisinya dalam bahasa Inggris, dan suratnya tidak perlu di masukan amplop.
8. Surat rekomendasi dari tempat bekerja bagi yang sedang bekerja (form bisa didownload)
Untuk yang sudah bekerja, surat rekomendasi ini diwajibkan. Jadi memang harus diminta dari atasan tempat bekerja saat ini. Saya minta sama Manager saya di kantor, Pak Ardan. Manager saya ini orangnya baik dan supportif banget, saya sudah 2 kali termasuk ini minta surat rekomendasi dari beliau. Bahkan beliau sendiri yang ngirimin suratnya ke Riau buat saya. Sama halnya dengan no.7, mintalah pemberi rekomendasi untuk mengisinya dalam bahasa Inggris, dan suratnya tidak perlu di masukan amplop.
9. Abstract of Theses
Abstrak dari penelitian sebelumnnya di jenjang terakhir kuliah. Saya copy paste aja nggak pake ganti-ganti lagi ini dari penelitian tugas akhir saya.
10. Foto hasil karya
Khusus yang jurusan seni harus melampirkan ini.
11. Copy sertifikat dan hasil nilai TOEFL / IELTS atau JLPT
Saya pakai sertifikat TOEFL-ITP, terus tinggal difotocopy aja, beres.
Semua dokumen yang dikirimkan ke Kedubes Jepang di Jakarta harus dalam bahasa Inggris/Jepang. Format ukuran kertas yang diminta Kedubes adalah A4. Selain itu, dokumen yang kita kirimkan ke Kedubes Jepang dibuat rangkap 5 (jadi ada 1 dokumen asli dan 4 dokumen copy) dan disusun berurutan berdasarkan list dokumen diatas: 1-11 .
Perhatikan baik-baik setiap instruksi dan persyaratan minimum seleksi berkas. Kita benar-benar harus memenuhi kualifikasi minumumnya, jadi jangan ditawar-tawar lagi untuk memperlancar proses seleksi beasiswa monbusho ini. Saya pernah mendengar ada beberapa orang yang pernah lulus dengan ada syarat yang kurang, tapi ingat itu hanya secara khusus saja. Kalau saya nggak berani terlalu berharap untuk mendapatkan keistimewaan seperti itu, lebih baik ikuti prosedur yang normal-normal saja.
***
Saya cukup keteteran mengumpulkan berkas-berkas diatas, ditambah lagi saya nggak ngerti-ngerti amat prosedurnya. Saya coba-coba sendiri saja. Sampai-sampai saya harus mengorbankan aplikasi beasiswa lainnya (waktu itu Fulbright,saya gagal ngumpulin berkasnya; alhasil nggak jadi saya kirim). Menjelang 2 hari dateline pengumpulan berkas; 24 April 2014, Alhamdulillah saya berhasil mengumpulkan semuanya. Sudah lengkap. Siang hari saat istirahat kantor, saya mengirimkan dokumen tersebut via TIKI (bukan promosi), saya serahkan sama mba-mba counter pengirimannya, "mba, paket kilat sehari ya". Sebelumnya saya sudah berdoa saat menunggu no.antrian saya di TIKI dipanggil, semoga Allah membukakan rezki beasiswa saya melalui beasiswa ini, pssst... saya mulai berharap saat itu :)
***
Sewaktu di tempat foto saya minta ukuran 3.5x4.5cm, tapi nggak bisa karena udah ada ukuran sendiri buat nyetaknya. Jadilah saya pakai yang ukuran 4x6cm saja, karena 3x4cm itu terlalu kecil saat ditempelin ke application form.
5. Copy transkrip nilai yang dilegalisir (*dalam bahasa Inggris/Jepang).
Bisa diminta dari kampus masing-masing. Kebetulan di kampus saya, transkrip dan ijazah sudah dwibahasa (Indonesia dan Inggris). Jadi tinggal dicopy dan dilegalisir saja. Jika kampus tidak menyediakan versi berbahasa Inggrisnya, bisa pakai jasa penerjemah tersumpah untuk mentranslate-nya ke bahasa Inggris.
6. Copy ijazah yang dilegalisir atau surat keterangan lulus (*dalam bahasa Inggris/Jepang)
Sama nih dengan no.5. Kalau memang belum lulus, silakan ajukan surat keterangan lulus dari kampus.
7. Surat rekomendasi dari universitas (form bisa didownload)
Saya waktu itu mau minta rekomendasi dari Pembimbing saya sewaktu ngerjain tugas akhir, tetapi Ibu nya sudah pindah tugas ke Universitas lain. Jadilah saya cari dosen lain yang bersedia untuk memberikan saya rekomendasi. Saya pake rekomendasi dari Wakil Dekan di Fakultas saya kuliah. Ibunya baik dan support banget sama alumni/mahasiswa yang mau kuliah lagi. Padahal saya cuma ketemu beberapa kali saja. Mintalah pemberi rekomendasi untuk mengisinya dalam bahasa Inggris, dan suratnya tidak perlu di masukan amplop.
8. Surat rekomendasi dari tempat bekerja bagi yang sedang bekerja (form bisa didownload)
Untuk yang sudah bekerja, surat rekomendasi ini diwajibkan. Jadi memang harus diminta dari atasan tempat bekerja saat ini. Saya minta sama Manager saya di kantor, Pak Ardan. Manager saya ini orangnya baik dan supportif banget, saya sudah 2 kali termasuk ini minta surat rekomendasi dari beliau. Bahkan beliau sendiri yang ngirimin suratnya ke Riau buat saya. Sama halnya dengan no.7, mintalah pemberi rekomendasi untuk mengisinya dalam bahasa Inggris, dan suratnya tidak perlu di masukan amplop.
9. Abstract of Theses
Abstrak dari penelitian sebelumnnya di jenjang terakhir kuliah. Saya copy paste aja nggak pake ganti-ganti lagi ini dari penelitian tugas akhir saya.
10. Foto hasil karya
Khusus yang jurusan seni harus melampirkan ini.
11. Copy sertifikat dan hasil nilai TOEFL / IELTS atau JLPT
Saya pakai sertifikat TOEFL-ITP, terus tinggal difotocopy aja, beres.
Semua dokumen yang dikirimkan ke Kedubes Jepang di Jakarta harus dalam bahasa Inggris/Jepang. Format ukuran kertas yang diminta Kedubes adalah A4. Selain itu, dokumen yang kita kirimkan ke Kedubes Jepang dibuat rangkap 5 (jadi ada 1 dokumen asli dan 4 dokumen copy) dan disusun berurutan berdasarkan list dokumen diatas: 1-11 .
Perhatikan baik-baik setiap instruksi dan persyaratan minimum seleksi berkas. Kita benar-benar harus memenuhi kualifikasi minumumnya, jadi jangan ditawar-tawar lagi untuk memperlancar proses seleksi beasiswa monbusho ini. Saya pernah mendengar ada beberapa orang yang pernah lulus dengan ada syarat yang kurang, tapi ingat itu hanya secara khusus saja. Kalau saya nggak berani terlalu berharap untuk mendapatkan keistimewaan seperti itu, lebih baik ikuti prosedur yang normal-normal saja.
***
Saya cukup keteteran mengumpulkan berkas-berkas diatas, ditambah lagi saya nggak ngerti-ngerti amat prosedurnya. Saya coba-coba sendiri saja. Sampai-sampai saya harus mengorbankan aplikasi beasiswa lainnya (waktu itu Fulbright,saya gagal ngumpulin berkasnya; alhasil nggak jadi saya kirim). Menjelang 2 hari dateline pengumpulan berkas; 24 April 2014, Alhamdulillah saya berhasil mengumpulkan semuanya. Sudah lengkap. Siang hari saat istirahat kantor, saya mengirimkan dokumen tersebut via TIKI (bukan promosi), saya serahkan sama mba-mba counter pengirimannya, "mba, paket kilat sehari ya". Sebelumnya saya sudah berdoa saat menunggu no.antrian saya di TIKI dipanggil, semoga Allah membukakan rezki beasiswa saya melalui beasiswa ini, pssst... saya mulai berharap saat itu :)
***
Kumpulan tulisan saya tentang pengalaman serta tips dan trik mendapatkan beasiswa Monbukagakusho Research Student 2015:
